La scelta di un ERP è sempre un momento delicato per la vita di un’azienda, anche se non si tratta del primo approccio alla digitalizzazione dell’ecosistema. Molto spesso anzi, è proprio l’inadeguatezza del sistema adottato che spinge le imprese alla scelta di un nuovo prodotto. Una ERP software selection checklist, una lista di suggerimenti utili, può essere un valido supporto a questa decisione.
Perché serve una ERP software selection checklist?
Che i sistemi ERP siano ormai necessari per un efficace percorso di transizione digitale, in particolare per quanto riguarda l’ottimizzazione dei processi e la conseguente riduzione dei costi, è ormai acclarato per la maggior parte delle aziende. Non sempre però la scelta effettuata si rivela quella giusta. Anzi, secondo quanto riportato da Statista1, nel 2020 il tasso di soddisfazione nei confronti del vendor scelto superava di poco il 45%.
Insomma, le aziende non sembrano scegliere la soluzione migliore per loro, nella maggior parte dei casi. Ecco perché una ERP software selection checklist può costituire un valido aiuto.
Come scegliere il giusto Software ERP: una ERP software selection checklist in 5 punti
Anche se oggi i sistemi ERP hanno raggiunto oramai una maturità tale da considerarsi, per lo meno per la maggior parte, affidabili e performanti, la fase di ERP Selection non va sottovalutata: ecco, dunque, qualche suggerimento per affrontare il momento della scelta dell’ERP al meglio.
1. Le specifiche del prodotto in funzione degli obiettivi
Un software ERP ha il compito di semplificare la vita, automatizzare processi, ridurre costi e tempi e rendendo il lavoro più agile, ma è vero anche che ogni azienda ha obiettivi e KPI diversi. Per questo, nella scelta di un software ERP, è meglio prima stabilire in maniera chiara quali sono gli obiettivi a medio-lungo termine, in modo da scegliere una soluzione a prova di futuro.
2. La compatibilità con software e macchinari caratterizzanti
Abbiamo accennato al fatto che un sistema ERP deve essere compatibile. Ma che cosa significa? Esistono tanti software ERP offerti come pacchetti standard, dai quali è meglio diffidare, per optare invece per soluzioni modulari, personalizzabili sulle esigenze di ogni azienda e soprattutto che abbiano una documentata compatibilità con gli elementi portanti dell’infrastruttura aziendale.Il software scelto dovrà essere in possesso di tutti i requisiti tecnologici per adattarsi all’ecosistema dell’azienda, interfacciarsi al meglio con database, applicazioni esterne, sistemi hardware e via dicendo.
Questo assicurerà che le funzionalità del software rispecchino davvero tutte le esigenze. Qualora la documentazione disponibile non sia sufficiente, sarà necessario richiedere una risposta vincolante al team del system integrator che si occuperà dello sviluppo.
3. Scalabilità
Un fattore molto importante da tenere in considerazione è la scalabilità del software, ovvero la sua capacità di adattarsi anche nel caso di crescita dell’azienda. Un sistema ERP non deve dunque solo essere prestante nell’immediato, ma anche garantire una longevità che vada di pari passo con aumento di lavoro, personale, dati o altri processi interni.
Per soddisfare questo requisito è necessario l’incontro di due categorie di fattori, tecnica e organizzativa: la soluzione deve essere sufficientemente modulare per poter essere implementata gradualmente in funzione delle esigenze aziendali e deve avere una roadmap che preveda un evoluzione nel tempo con un orizzonte temporale il più esteso possibile. In questo gioca un ruolo fondamentale l’affidabilità del vendor stesso.
4. Tempi e modalità di implementazione
Una volta scelto il software giusto ci si troverà davanti a una delle fasi più delicate: l’implementazione. Per introdurre un software ERP all’interno di un’azienda sarebbe meglio affidarsi a professionisti del settore, che possano garantire un passaggio senza problemi o imprevisti.
Un altro fattore da non trascurare e che va messo in conto per evitare di ritrovarsi in balia degli eventi è che per implementare un software ERP servono diverse settimane, o anche mesi, oltre a qualche giorno di test per verificare che tutto sia avvenuto con successo. Anche in questo caso è necessario che i tempi previsti, e le modalità messe a progetto, armonizzino e concertino le esigenze aziendali con i gli aspetti legati alla messa in operatività Per esempio, non è possibile scegliere un prodotto che preveda una modalità di migrazione o implementazione monolitica in un contesto produttivo in cui non sono contemplati i fermi di produzione, per esempio in quelle a ciclo continuo. In questo caso, il ruolo del system integrator come interlocutore è fondamentale, sia per aiutare l’azienda a stimare al meglio i tempi, e realizzare un piano sostenibile, sia per scegliere la soluzione più adeguata, che soddisfi le necessità aziendali senza eccedere in funzionalità non utilizzate e in complessità eccessiva.
5. Budget, costi fissi e servizi
Ovviamente anche il budget va preso in considerazione. Esistono diversi tipi di software, che presentano funzionalità diverse e, va da sé, costi diversi. Oltre al costo come variabile a sé, il consiglio è quello di prendere in considerazione anche i vantaggi che un software può portare rispetto a un altro nel lungo periodo e di confrontarli con i prezzi dei vari software o abbonamenti. Oggi, infatti, il mercato offre soluzioni di vario tipo: dal tradizionale acquisto su licenza per l’installazione locale (detto anche on premises) alla varie modalità Cloud as a service – SaaS, IaaS e PaaS - ognuna con un diverso grado di gestione lasciata all'utente in cui si è soggetti al pagamento di un abbonamento
L’importanza dell’interlocutore giusto
Infine, da prendere in considerazione vi è anche l’assistenza post-vendita. Una volta attivato il sistema e fatta la formazione degli utenti, l’azienda potrebbe infatti aver bisogno di ulteriore supporto, oppure di risolvere un problema in maniera tempestiva.
Anche in questo caso, la scelta del partner tecnologico riveste un ruolo fondamentale. Per questo è indispensabile selezionarlo valutando, per esempio, anche la sua esperienza sul campo in progetti con caratteristiche simili. Ma, come accade sempre più spesso nel mondo digitale moderno, gli aspetti tecnici e tecnologici da soli non sono più sufficienti. Serve, per esempio, anche tenere conto della sua storicità, della soddisfazione dei clienti e, più in generale, della capacità di ascolto e di adattamento alle specifiche necessità delle diverse realtà aziendali.
1 Fonte: Statista
