Come selezionare l’ERP più adatto alle esigenze aziendali
La scelta dell’ERP è strategica per pianificare le risorse aziendali a seconda degli obiettivi di business e per reingegnerizzare i processi in base a logiche più aderenti al valore espresso dai dati. Ogni organizzazione deve poter comprendere quali sono le sue esigenze e, in base a quelle, scegliere uno strumento operativo piuttosto che un altro, anche se non tutti assolvono alla stessa funzione, né sono disegnati secondo verticalizzazioni specifiche per settori industriali. Da questa decisione dipende il futuro stesso dell'azienda, dal momento che l'implementazione comporta un cambio organizzativo importante e un investimento che deve essere messo a frutto e ammortizzato nel tempo.
Nella complessità dello scenario di offerta tecnologica attuale è difficile orientarsi, ma con i giusti accorgimenti si può prendere questa decisione. Il primo step è partire dalla valutazione delle esigenze, analizzando le sfide tecnologiche e organizzative che l’azienda sta affrontando. Motivo per cui è importante coinvolgere in questa preselezione dell’applicativo tutti gli utenti che beneficeranno direttamente dell’ERP e chiedere loro quali sono gli ostacoli che incontrano nei processi e nei sistemi che sono soliti utilizzare.
Altra considerazione di carattere primario nella scelta di un ERP è la sua usabilità e il suo livello di integrazione con gli applicativi aziendali. È ovvio che uno dei modi migliori per assicurarsi la minor resistenza possibile al cambiamento è quello di scegliere una soluzione facile e intuitiva da usare. Se il sistema è flessibile, e se la maggior parte dei dipendenti non trova difficoltà nell’utilizzo dell’interfaccia, allora quella potrebbe essere la soluzione giusta per l’azienda.
Da ultimo, è essenziale garantire nel contratto l’integrazione di tutti quei moduli che hanno spinto l’azienda ad adottare una soluzione software per iniziare un percorso di cambiamento. Quali sono stati i processi più critici da cui ha preso il via il progetto di integrazione di un ERP? Nel processo di selezione è importante considerare tutta una serie di fattori chiave del software che risultino più aderenti possibile alle esigenze della propria azienda. Una volta valutati questi aspetti si inizia il percorso di selezione vero e proprio.
ERP selection: 5 criteri per orientarti nella scelta
La fase di ERP selection, nel passaggio a un nuovo sistema gestionale, è sempre un momento delicato. Da un lato, infatti, riguarda un elemento centrale dell’organizzazione aziendale come l’ERP. Dall’altro, se non viene condotta a dovere, può portar via tempo e risorse all’azienda, oltre a non dare infine i risultati sperati.
Anche le statistiche dicono che scegliere un nuovo sistema gestionale, e poi implementarlo, è un’operazione decisamente complicata. Alcuni dati:
- il tempo medio per la scelta, secondo alcune stime, è di circa 20 settimane ();
- l’implementazione dell’ERP fallisce al primo tentativo in un caso su due;
- la spesa finale è in media da 3 a 4 volte più alta di quanto preventivato.
(Fonti: Softwarepath1, Tec - Technology Evaluation Centers2).
Nei casi peggiori, una ERP selection fatta male può condurre a veri e propri epic fail: una lista dei più celebri è in un articolo di TechTarget3. Vi compare tra l’altro il caso di MillerCoors, che citò per 100 milioni di dollari il partner di progetto: a suo dire, aveva sottovalutato importanti problemi della soluzione ERP selezionata, causando un grave danno all’azienda.
Per non avere problemi del genere, dunque, è bene mantenere alcuni punti fermi. Aiutano a organizzare una ERP selection con metodo e procedere più speditamente. Basilarmente si possono riassumere nelle 5 azioni elencate di seguito.
1. Valutazione delle esigenze aziendali e soluzioni ERP
Definisci in maniera oggettiva le esigenze dell’azienda. Dalla mappatura dei workflow chiave alla selezione dei requisiti di sistema e la comparazione delle diverse soluzioni.
Tutti gli elementi cruciali devono essere sistematizzati e quindi valutati razionalmente. Il metodo classico è quello di creare una listi di requisiti, funzionali, tecnologici e di altro tipo. Si confronteranno quindi le soluzioni ERP in esame, assegnando un punteggio, in funzione di quanto queste soddisfano tali requisiti.
2. Pianificazione di tempi e costi per un progetto ERP di successo
Fissa tempi realistici e costi plausibili per portare a termine il progetto, in ogni sua fase. Ti aiuteranno ad assegnare le giuste risorse anche alla fase di vera e propria ERP selection, e ad aspettarti risultati realistici. Naturalmente, infatti, per rispettare le previsioni è importante che queste siano credibili.
Un partner di progetto esperto può aiutare in questo, contribuendo a pianificare il progetto con maggiore attenzione anche a questi dettagli.
3. Previsione dell'evoluzione aziendale nella scelta dell'ERP
Considera l’evoluzione della tua azienda e delle soluzioni in esame. Un rischio concreto, in una ERP selection, è infatti quello di non considerare le cose nel giusto orizzonte temporale.
Per questo motivo, dovresti cercar di essere al corrente anche dei cambiamenti in programma in azienda, che magari è in procinto di espandersi o riorganizzarsi in determinate aree funzionali. E, allo stesso modo, considerare potenziali evoluzioni del mercato target. Insomma, progettare gli utilizzi futuri dell’ERP.
4. Prioritizzazione degli interventi per una selezione efficace
Stabilisci delle priorità di intervento. Se la definizione dei requisiti dell’ERP deve essere il più possibile esaustiva, è anche importante differenziare gli elementi critici da quelli secondari.
Riuscire a fare una ERP selection mirata sui processi e le funzionalità chiave ti aiuterà a ottimizzare tempi e costi del lavoro. E, ancora una volta, un partner di progetto esperto può dare un aiuto importante nel focalizzare l’attenzione sugli elementi chiave.
5. L'importanza del feedback nella selezione e implementazione dell'ERP
Richiedi e ottieni feedback. Perché la scelta poi ricada sulla soluzione giusta, è importante individuare un team interno che si occupi della ERP selection e supporti il partner esterno.
Inoltre, sarà fondamentale l’interlocuzione con chi lavora in azienda e poi dovrà utilizzare il sistema di gestione. Non è un caso che tra le prime cause di insoddisfazione dopo l’implementazione di un ERP ci sia la difficoltà di utilizzarlo. Questo perché spesso non si richiedono i giusti feedback in fase di selezione e sviluppo. Al tempo stesso, un feedback generalizzato è complicato da ottenere e il più delle volte inutile. Anche in questo caso, allora, è importante differenziare e capire dove è meglio andare più a fondo e dove no, con interviste e richieste di feedback.
Avendo come cardini della ERP selection questi 5 criteri base, potrai evitare alcuni errori comuni e portare a compimento la selezione nei tempi previsti e con buoni risultati. Un partner di progetto esperto ti aiuterà a velocizzare i tempi e orientare la scelta nella direzione giusta.
In questo senso, la scelta di un ERP include anche la valutazione del suo vendor e del system integrator che dovrà poi adattarlo all’infrastruttura aziendale. E queste due componenti hanno un peso fondamentale per la buona riuscita dell’implementazione.
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1 Fonte: Softwarepath
2 Fonte: TEC
3 Fonte: TechTarget