Scegliere un ERP gestionale non è semplice: si parla di un investimento importante per ogni azienda, e di un elemento centrale della sua organizzazione. Disporre di una soluzione affidabile, up-to-date e adeguata alle proprie esigenze è dunque vitale, e se non è così bisogna correre ai ripari. Le opzioni non sono poi molte: se non è possibile modernizzare l’Enterprise Resource Planning gestionale, è il momento di migrare a una soluzione più efficiente.
Per selezionare l’ERP giusto, il processo di software selection deve essere mirato agli elementi chiave: funzioni e requisiti core la cui ottimizzazione produce un miglioramento effettivo delle prestazioni. Da un sondaggio1, per esempio, è emerso che in seguito all’implementazione di un nuovo ERP il 40% delle aziende ha riscontrato un ROI evidente nel cost-saving, il 38% nell’ottimizzazione delle scorte e il 35% nella riduzione dei tempi di ciclo.
D’altro canto, se la software selection non si orienta su una soluzione adeguata, si possono avere ripercussioni negative altrettanto importanti. E qui parliamo di costi che lievitano per l’implementazione del sistema, di continui interventi correttivi o, in fase di esecuzione, di inefficienze e malfunzionamenti vari.
Da non sottovalutare neppure i problemi di user experience: la questione dell’usabilità dell’ERP, infatti, se non viene posta come prerequisito della selezione, può incidere poi anche parecchio sui costi di implementazione. Secondo uno studio2, addirittura, sarebbe causa di un 65% dell’overbudgeting. E, tra l’altro, pregiudica una delle prime funzioni di un ERP gestionale, quella di semplificare e snellire il lavoro.
Dunque, una software selection deve essere condotta in maniera scrupolosa per orientare la scelta. Su cosa concentrare l’attenzione, allora?
Scegliere il gestionale ERP: Focus sui processi, più che sulle tecnologie
Un equivoco di fondo che può complicare una software selection è quello di orientarsi alle tecnologie, più che ai processi. Magari suggestionati dagli avanzamenti del digitale applicato alla gestione d’impresa, e alle sue sempre nuove applicazioni, si rischia di perdere di vista la corrispondenza tra alcune soluzioni e la propria situazione concreta.
In questo modo, si arriva anche a sottovalutare un aspetto determinante, quello dell’organizzazione del lavoro e dei relativi processi. Da questo punto di vista, occorre procedere in parallelo, e abbinare la giusta soluzione tecnologica a una strategia di ottimizzazione ed efficientamento dei workflow.
Tra i primi obiettivi di una software selection, allora, c’è la costruzione di uno schema chiaro dei processi e dei flussi di lavoro in azienda. Definire questo schema, e distinguere i processi core da quelli secondari, aiuterà anche a comprendere come un ERP gestionale può essere impiegato per ottimizzarli. E, quindi, a fare una prima scrematura delle soluzioni a disposizione.
Attenzione all’integrazione dei processi
Un ERP gestionale è un collettore delle attività aziendali, e ha il compito di abilitarne il coordinamento. Anche in fase di software selection, allora, è importante valutare:
- come l’ERP si integra nell’infrastruttura preesistente e quali aggiustamenti comporta;
- come favorisce il coordinamento tra le diverse aree funzionali e con i referenti esterni.
Questo aspetto, relativo all’integrazione del nuovo ERP nell’ecosistema aziendale, viene invece a volte sottovalutato. Il risultato è che la scelta si orienta poi verso soluzioni solo parzialmente efficaci, perché poco adeguate all’infrastruttura IT, non ottimizzate per svolgere determinate funzioni o per interagire con determinati applicativi.
In fase di software selection, dunque, l’ERP gestionale va visto non come un unicum ma come la parte di un insieme, in stretta connessione con altri strumenti all’interno di una specifica architettura. Capire se, come e quanto modificare tale architettura in funzione del nuovo ERP permette allora di avere un altro criterio di valutazione della sua idoneità.
Valutare le performance in termini di integrazione e flessibilità del sistema considerato è insomma molto importante. È un dato ormai pacifico e, almeno in teoria, universalmente accettato: eppure capita ancora di riscontrare inefficienze proprio al livello della comunicazione tra i diversi elementi di un’infrastruttura di gestione. Più che un problema di tecnologie o software, la questione è progettuale, e riguarda le decisioni su cosa integrare e come.
La collaborazione con i referenti aziendali
Una software selection funziona bene se si riescono ad avere informazioni qualificate sull’organizzazione dell’azienda e le sue effettive necessità, non solo attuali ma anche in una proiezione a medio termine, per garantire che la soluzione scelta sia resiliente e adatta ad accompagnare l’azienda nella sua evoluzione. Il contributo di un team interno di progetto, adeguatamente selezionato, è quindi un altro fattore chiave per la buona riuscita dell’operazione.
Il coinvolgimento delle giuste figure professionali serve a definire i pain attuali dell’azienda e le possibili soluzioni. Al tempo stesso, aiuta a circoscrivere il raggio d’azione, evitando di impegnare tutto il personale dell’azienda in sondaggi e interviste lunghe e dispendiose. Con il supporto di un team qualificato allora si economizzano tempo e risorse, accogliendo più punti di vista senza però disperdere l’attenzione.
A sua volta, la relazione tra questo team interno e i referenti esterni è la chiave per creare una catena di trasmissione affidabile dei desiderata dell’azienda. Una software selection si conferma così un processo che non si esaurisce nella scelta della soluzione tecnologica. Più che un applicativo chiavi in mano, infatti, deve individuare un ERP gestionale e un system integrator in grado di accordare la soluzione software agli obiettivi dell’azienda, accompagnarne l’esecuzione e stimolarne la crescita.
Ecco perché, ancora una volta, l’implementazione di un nuovo ERP comporta, e anzi è preceduta, da un processo di change management. È infatti proprio a partire dall’esigenza di una ridefinizione, modernizzazione, efficientamento della propria organizzazione interna, che si passa poi a indagare quali tecnologie possono rendere più semplice il processo. Infine, si arriverà a individuare l’ERP gestionale che può concretamente incorporare tali tecnologie e garantirne la migliore applicazione.
1 Fonte: Netsuite
2 Fonte: Technology Evaluation Centers
