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Controllo forza vendita, dalla nota spese alla gestione degli ordini

09 settembre 2021 / da Sinfo One

Non è certo una novità che il controllo della forza vendita implichi per un’azienda un costo importante e il ricorso a parecchie risorse. Processi non digitalizzati, attività manuali e time consuming che aumentano la probabilità di errori; silos informativi che non favoriscono il fluire delle informazioni verso altre aree aziendali, in particolare quella produttiva e amministrativa: punti ciechi e colli di bottiglia sono all’ordine del giorno in molte aziende.

La chiave di volta per risolvere queste criticità è creare un ecosistema di tecnologie, il cui perno sia l’ERP, in grado di integrarsi fra loro e promuovere processi fluidi e trasparenti.


Il ruolo della Sales Force Automation per la forza vendita

Il concetto di automazione della forza vendita (Sales Force Automation -SFA) risponde proprio alla necessità di aumentare la produttività dei venditori, automatizzando e monitorando operazioni e fasi della pipeline di vendita e migliorando il controllo e l’efficienza del comparto.

Fra le più valide soluzioni, vi è l’impiego di app che permettono flussi di lavoro automatizzati e creano un processo di vendita semplificato per gestire i lead, le previsioni di vendita, gli ordini e le prestazioni dei venditori.


App di SFA per l’efficientamento e il controllo della forza vendita

Un’app di SFA facilita la vendita perché consente al venditore di controllare facilmente e in brevissimo tempo gli assortimenti, l’autorizzazione degli sconti praticati e il credito del cliente. Permette all’agente di inserire in autonomia ordini, impostare promozioni, applicare particolari condizioni contrattuali ed effettuare interrogazioni sull’andamento delle vendite, nonché di ottenere informazioni sugli ordini attivi, quelli già consegnati e di completare una vendita consentendo al cliente di pagare con carta di credito direttamente tramite l’app.

Una soluzione di SFA, dunque, rende possibile una maggior controllo della forza vendita sul proprio operato e crea un canale di comunicazione veloce, puntuale e sicuro tra la rete commerciale e l’azienda. In tale ottica, l’integrazione con il sistema gestionale fa la differenza.


Sales Force Automation e ERP: integrati è meglio

Per efficientare il processo di vendita e garantire una gestione degli ordini in tempo reale, è fondamentale che SFA ed ERP aziendale siano integrati, rendendo così accessibili tutte le informazioni delle varie fasi di tracking dell’ordine.

In particolare, una SFA integrata con l’ERP fa leva su quattro elementi:

  1. inserimento di ordini in tempo reale scegliendo gli articoli secondo criteri quali listino, paniere delle preferenze, storico degli ordini ecc.;
  2. integrazione di informazioni e note e per dar vita a una “scheda cliente” che non si limiti alla consueta anagrafica, ma che permetta di conoscere davvero la struttura dei buyer del cliente;
  3. produzione di report che consentono ad agenti e venditori di analizzare l’ordinato, di verificare gli ordini in essere e quelli già evasi e di avere i dettagli di eventuali stralci d’ordine, per proporre promozioni pensate sulla base delle esigenze del singolo cliente;
  4. possibilità di effettuare sconti e applicare condizioni contrattuali particolari, favorendo anche attività di up-selling e cross-selling.

 

Controllo forza vendita: performance e proattività

Un’app di SFA permette al venditore di conoscere in tempo reale la progressione delle proprie provvigioni e il loro effettivo pagamento. La forza vendita può così valutare le proprie performance in base al territorio in cui opera o ai prodotti venduti, consentendo di fare analisi utili a comprendere meglio come “penetrare” determinati mercati, con quali tipologie di prodotti. Il venditore può così assumere un ruolo più proattivo, diventando un suggeritore di azioni commerciali.


Operativi anche se manca Internet

È fuor dubbio che usare un’app per inserire dati direttamente nell’ERP aziendale o per accedere da remoto a informazioni funzionali a una contrattazione rappresenta un’opportunità straordinaria per la forza vendita.

Se si escludono le grandi città, può però non essere troppo infrequente il caso in cui la connettività non sia ottimale o addirittura non sia disponibile. Tuttavia, un’efficace soluzione di SFA consente di avere la continuità operativa anche quando non c’è collegamento a Internet. Pur non potendo collegarsi direttamente alla rete aziendale si possono comunque inserire ordini, consultare le schede clienti ed effettuare altre attività. Si potrà “scaricare” in azienda il lavoro fatto una volta che il collegamento online sarà ripristinato. In questo modo, la sede ha sempre sotto controllo l’operato della forza vendita.


L’ottimizzazione e il controllo della forza vendita passa anche dalla gestione digitale della nota spese

Documentare le spese sostenute in trasferta è un’attività necessaria, ma, se gestita attraverso l’attività manuale di raccolta di scontrini e ricevute, verifica e trascrizione manuale, è foriera di errori, frustrazione e perdite di tempo, specie per i venditori che dovrebbero concentrarsi su ben altro.

Oggi è possibile per le aziende digitalizzare l’intero processo della nota spese. Basta un’app che si integri con l’ERP aziendale e permetta di trasferire le note spese all’interno del sistema gestionale, secondo specifiche regole. Una volta raccolto il giustificativo e categorizzata la voce di spesa, quest’ultima viene trasferita e approvata in correlazione con le policy aziendali e gli elementi del controllo di gestione impostati all’interno dell’azienda. L’automatismo successivo è la contabilizzazione.

Ciò consente di agganciare i dati provenienti dalla forza vendita alle informazioni utili per il controllo delle performance dell’azienda, e di creare un’automazione tra l’attività sul campo della forza vendita e il back office.

Inoltre, la possibilità di vedere all’interno del sistema tutti i vari stadi della nota spese, dall’approvazione alla contabilizzazione, permette di abbattere fino al 90% i costi amministrativi della registrazione. Non va infatti dimenticato che la catalogazione di giustificativi cartacei è un processo spesso poco efficiente e, una forza lavoro distribuita sul territorio, che opera sempre più spesso da remoto, può rappresentare un ulteriore problema.

Ad ovviare a questa criticità, oltre alla tecnologia concorre la normativa: l’Agenzia delle Entrate prevede infatti che qualunque documento analogico a rilevanza fiscale (come le note spese e i loro allegati) possa essere dematerializzato e successivamente distrutto, purché possegga le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.


Un ecosistema tecnologico per il miglior controllo sulla forza vendita

Poter contare su un ecosistema di soluzioni integrate per la forza vendita si traduce nella possibilità di operare con i migliori strumenti a supporto della propria attività, di avere delle leve concrete per dedicare più tempo ad attività strategiche, migliorare la relazione con i propri clienti e la collaborazione con l’azienda.


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Tags: Gestione vendite