Pianificazione e controllo sono da sempre fattori di successo decisivi per qualsiasi azienda, al di là del settore merceologico di riferimento. Il motivo è semplice: gestire la fase di pianificazione e controllo in modo efficace significa avere nelle proprie mani il destino della propria impresa.
Quella che a prima vista può sembrare una ovvietà non lo è affatto. Anzi può rivelarsi uno degli obiettivi più difficili da conseguire. Basta pensare a tutte le variabili interne ed esterne che possono incidere sulle performance di un’azienda, da un calo delle vendite improvviso, ai guasti sulle linee di produzione fino a campagne promozionali poco efficaci.
E la conseguenza è che gli obiettivi previsti si allontanano sempre più...
Perché i fogli di calcolo sono (ampiamente) superati
Eppure, tante aziende si affidano ancora a semplici fogli di calcolo per le proprie operazioni di pianificazione e bilancio. Il che significa, spendere tanto tempo nel gestire e sistemare i dati e poco ad analizzarli in modo critico, sostanzialmente, non prendere in considerazione nessuna delle mille variabili esterne e interne che possono condizionare questi processi ma affidarsi ad una situazione tipo che, di fatto, ha pochissime possibilità di verificarsi.
Questa premessa è necessaria per comprendere come la fase di pianificazione e controllo, che a parole è per tutti quella più importante, dal lato pratico sia una di quelle affrontate con maggiore superficialità.
Ma se invece del classico foglio di calcolo la società scegliesse una soluzione di Enterprise Performance Management (EPM) cosa cambierebbe?
Il ruolo del software EPM per la pianificazione aziendale
Semplicemente tutto. Perché un software EPM è lo strumento migliore per le imprese che devono seguire i continui cambiamenti di mercato e gestire la complessità del loro business. E quali aziende oggi non hanno esigenze simili?
Come abbiamo detto, ci sono tante variabili che possono influenzare l’equilibrio economico e finanziario di un’impresa, solo che spesso queste sono invisibili se non in fase di rendicontazione. Risultato? Invertire trend negativi diventa difficile se non impossibile. E quando arriva una perdita improvvisa non si può far altro che prenderne atto.
A meno che non esista uno strumento in grado di avvertirci ogni qual volta si verifica il rischio (anche solo potenziale) di uno scostamento significativo rispetto alle previsioni iniziali.
Ma cosa fa esattamente un EPM? In linea di massima possiamo individuare le sue principali funzioni nel monitoraggio dei parametri “vitali” ovvero quelli patrimoniali, economici e finanziari dell’azienda e nella definizione di obiettivi coerenti con l’evolversi di questi parametri.
Già, perché rispettare un budget significa prima di tutto definire dei risultati quanto più possibile realistici.
EPM e supporto strategico alla pianificazione e controllo
Ma il software EPM non è semplicemente uno strumento per definire un budget corretto ma rappresenta un supporto strategico alla pianificazione e controllo aziendale coordinando la pianificazione all'interno dell'impresa secondo gli indicatori di performance (KPI) più appropriati.
Per fare questo, il sistema analizza costantemente i dati raccolti e li mette in relazione con risultati finanziari e operativi al fine di agevolare un processo decisionale rapido ed efficace su base periodica (sia essa, mensile, trimestrale o annuale).
Da un lato possiamo dire che alcuni suoi benefici siano in parte sovrapponibili con quelli dell’ERP, specie dal punto di vista della riduzione degli sprechi e ottimizzazione dei costi anche se questo non vuol dire che le due soluzioni siano in competizione, anzi se integrate sono l’una complementare all’altra.
Dall’altro però ci sono benefici propri di un EPM. Questi sono essenzialmente:
- Favorire la collaborazione tra i diversi attori del processo di controllo.
- Automatizzare i processi di pianificazione finanziaria, rendicontazione e consolidamento
- Semplificare le operazioni di chiusura finanziaria
- Monitorare gli ordini e il loro trend
- Mantenere l’equilibrio finanziario dell’azienda
Come? Attraverso la raccolta di dati e la capacità di elaborarli offrendo una piena visibilità in tempo reale su conto economico, stato patrimoniale e creando modelli di previsione a lungo termine utilizzando sofisticate funzionalità di modellazione degli scenari futuri.
Le soluzioni EPM sul mercato sono diverse, ma senza dubbio quelle firmate da Oracle sono quelle che hanno dimostrato la maggiore capacità di strutturare i processi di pianificazione a livello aziendale e dipartimentale.
What if: cosa succederebbe se...
Abbiamo già accennato la capacità di modellare scenari futuri. Ma vale la pena soffermarsi un secondo su questo aspetto che è forse quello più rivoluzionario sia dal punto di vista della pianificazione che del controllo.
Perché offre funzionalità predittive e analitiche di generazione del forecast che consentono agli utenti di creare diversi scenari e prendere decisioni operative o strategiche facendo delle simulazioni secondo il modello “what-if”. Insomma, non si tratta solo di reagire prontamente a repentini cambi di mercato, ma di essere già preparati a determinate eventualità simulando l’impatto su fatturato e margini delle situazioni impreviste e delle azioni che si possono intraprendere. Naturalmente questo si traduce nella possibilità da parte di CEO e CFO di avere dei KPI e dei Report dettagliati con le proiezioni economiche e finanziarie in base allo scenario impostato.
In poche parole, avere il pieno controllo della propria azienda.
