In molte imprese la gestione della nota spese è un processo che viene eseguito ancora oggi con carta e fogli di calcolo: una procedura inefficiente che comporta un dispendio importante, sia in termini monetari sia di tempo, e che è facilmente soggetta a errori.
Va da sé, quindi, che automatizzare il processo di gestione della nota spese significa risparmiare molto tempo, migliorare la precisione e velocizzare il rimborso dei dipendenti.
Perché automatizzare la gestione della nota spese
Il recente Travel and Expense Management Trends Report1 ha evidenziato che il 43% delle aziende ancora oggi utilizza processi manuali per gestire le note spese e il 46% non tiene traccia dei costi associati a questa attività.
Uno studio della Global Business Travel Association2 è andato più in dettaglio nell’analisi di tempi e costi. Le conclusioni a cui è giunto sono che, in media, per elaborare manualmente una singola nota spese ci vogliono 20 minuti a fronte di un costo di 58 dollari. Se si riscontrano errori, anche una sola correzione può aggiungere al processo 18 minuti di tempo e 52 dollari di spesa. E la GBTA afferma che il 19% dei rapporti stilati contiene errori.
Risulta perciò evidente come l’automazione del processo di gestione della nota spese sia un aspetto critico per le aziende. Tuttavia, al contrario di quanto forse molti potrebbero pensare, non sembra essere il risparmio il fattore principale che spinge verso l’automazione. Secondo il campione intervistato nel Travel and Expense Management Trends Report, l’82% delle aziende che hanno investito in tecnologia per migliorare la gestione della nota spese (o stanno pianificando di farlo) ritiene che il tempo, e quindi la semplificazione del processo di segnalazione delle spese, sia la ragione chiave per ricorrere all’automazione.
Integrare la nota spese con l’ERP aziendale
Nel tradizionale processo di gestione della nota spese, le aziende utilizzano un sistema cartaceo e basato su fogli di calcolo per elaborare, pagare e controllare le spese dei loro dipendenti. Queste spese riguardano tipicamente viaggi, alloggi, pasti e altri costi sostenuti da un dipendente lontano dalla sede di lavoro. In questo senso, anche il ricorso allo smart working può comportare costi, come l’uso di software as a service software, forniture per ufficio e altro.
Avvalendosi di un sistema di gestione automatizzata della nota spese, le aziende possono semplificare il processo di presentazione dei report, eliminare la carta, ridurre gli errori e il rischio di frode. E anche rimborsare i loro dipendenti più velocemente.
La chiave per risolvere queste problematiche è fornire un’integrazione dei dati bidirezionale tra la gestione della nota spese e il sistema ERP di back-end.
Sinfo One semplifica la gestione della nota spese con SiFides
Sinfo One propone l’App Mark integrata con l’ERP proprietario SiFides,. Una soluzione che permette di abilitare il completo processo di gestione dalle note spese, migliorando l’efficienza operativa e permettendo di risparmiare tempo e denaro.
SiFides è un ERP cloud multi-piattaforma e multi-database pensato da Sinfo One per supportare la crescita delle aziende. SiFides copre tutti i processi aziendali attraverso moduli altamente performanti progettati per lavorare in maniera integrata. In questo senso, consente la completa automazione e l’integrazione della gestione della nota spese e il back office. Così, una volta inserita la nota spese e approvata in correlazione con le policy aziendali e gli elementi del controllo di gestione impostati all’interno dell’azienda, è possibile agganciare i dati di tale nota alle informazioni utili al controllo delle performance dell’azienda e alle sue regole. Questo processo abilita l’automatismo successivo che è la contabilizzazione.
Da sottolineare che la nota spese può essere presentata da qualsiasi luogo tramite un browser web o un dispositivo mobile ed è possibile avere la verifica in tempo reale delle politiche di spesa aziendali e notifiche immediate di quelle che eventualmente vengono violate. A questo si aggiunge anche l’opportunità di avere rapporti e approfondimenti sui dati che aiutano le aziende a tracciare le spese e a controllare i loro budget.
La possibilità di vedere all’interno del sistema tutti i vari stadi della nota spese, dall’approvazione alla contabilizzazione, permette di abbattere fino al 90% i costi amministrativi della registrazione. Inoltre, il personale viene sgravato da attività time consuming e può dedicarsi ad attività a maggior valore.
1 Fonte: Travel and Expense Management Trends Report
2 Fonte: Global Business Travel Association
