Oggi l’ERP, dove utilizzato, fa parte dell’ecosistema aziendale in modo radicato e profondo, ed è per questo motivo che un cambio di gestionale diventa un passaggio delicato, critico e da ponderare con attenzione.
Una buona consulenza ERP deve prima di tutto prendere atto delle criticità che si potrebbero generare e del percorso che ha condotto alla scelta di un cambio di gestionale e poi prodigarsi perché il passaggio avvenga nel modo più lineare (o lean, per usare una buzzword più specifica) possibile.
In cosa consiste una consulenza ERP?
Una consulenza ERP ha una funzione importantissima nella strategia di sostituzione (o adozione) di un gestionale. Entra in gioco soprattutto quando le aziende hanno la necessità di essere supportate nel passaggio da un gestionale obsoleto a un ERP di nuova generazione.
Una consulenza in ambito ERP oggi deve tenere conto di diversi parametri: non si tratta infatti esclusivamente di affrontare questioni tecniche o tecnologiche, ma soprattutto di analizzare i bisogni dell’azienda, metterli a matrice con le caratteristiche dei diversi ERP e di identificare, oltre allo strumento più adeguato, la strategia di migrazione più adatta.
All’interno della consulenza ERP troviamo anche altri compiti di particolare importanza, come la progettazione e la realizzazione delle personalizzazioni necessarie per adeguare l’ERP alle specifiche esigenze aziendali, a partire da una base di sviluppo il più possibile adesa ad esse. Inoltre, una consulenza gestionale di alto livello prevede anche test e collaudi della nuova infrastruttura, per assicurare che tutto sia funzionante con l’ingresso in produzione.
Non bisogna poi dimenticare la formazione, che rientra anch’essa fra i compiti tradizionali di una consulenza ERP, finalizzata a rendere operativo il personale aziendale nel modo più rapido ed efficace possibile.
Per fare in modo che una consulenza gestionale sia efficace e soprattutto svolta secondo i canoni sopra indicati, è necessario soddisfare alcune necessità preliminari, fra le quali bisogna senza dubbio ricordare l’analisi degli obiettivi, il riconoscimento delle aspettative aziendali e soprattutto un assessment delle necessità non coperte dal software esistente e che l’impresa intende andare a soddisfare con la nuova implementazione.
Lo scenario degli ERP è complesso
La scelta di un nuovo ERP gestionale è senza dubbio un terreno difficile su cui muoversi: questa non è una novità. Già alcuni anni fa era noto che una considerevole percentuale dei progetti ERP forniva meno del 50% del valore atteso.
Fig. 1 - Percentuale di progetti di implementazione ERP che offrono il 50% o meno dei benefici attesi (dal 2010 al 2017). Fonte: Statista
Oggi la situazione non è molto diversa: l’implementazione avviene in tempi più lunghi di quelli previsi nel 46% dei casi:
Fig. 2 - Distribuzione della durata prevista del progetto di implementazione a partire dal 2020. Fonte: Statista
e nel 2021 i costi superavano quelli attesi ancora nel 33% dei casi:
Fig. 3 - Percentuale di progetti di implementazione ERP che superano i costi dal 2010 al 2020. Fonte: Statista
Tutti dati che disegnano uno scenario delicato. Questo è dovuto senza dubbio alle complessità introdotte da ogni singolo progetto e dalle specificità di ogni azienda, ma in molti casi anche da qualche errore in fase preliminare e di gestione. Oggi, una buona consulenza ERP deve tenere conto anche di dati storici, per facilitare l’azienda cliente nel cambio di gestionale e, tendenzialmente, ridurre il rischio di ricadere nelle stesse problematiche sopra citate.
Cosa aspettarsi da una consulenza ERP nel cambio di gestionale
Il valore aggiunto di una buona consulenza ERP si comincia a percepire già dalle fasi preliminari. Per poter effettuare un cambio davvero vantaggioso, infatti, è necessario investire tempo e risorse nella fase di assessment. In pratica, prima di qualsiasi passaggio progettuale e operativo è indispensabile che l’azienda consulente conosca a fondo la realtà aziendale, sotto tutti i punti di vista, dal management alla gestione passando per i processi.
La fase di assessment è fondamentale per identificare l’uso che l’azienda fa del proprio gestionale e soprattutto dove il software attuale soddisfa le aspettative e dove invece presenta lacune o margini di miglioramento. Questo aspetto è importante per garantire che la consulenza gestionale abbia il punto di partenza ideale.
Ma non solo. Come si dice spesso, un cambio di software ERP presenta tanto componenti tecniche quanto componenti di change management. Se visto in quest’ottica, può diventare anche un’opportunità di miglioramento di processi e gestione. Per esempio, in alcuni casi si scopre che determinati processi seguono un flusso di lavoro per assecondare le rigidità del gestionale e non per soddisfare una reale esigenza. In questo caso, ci si deve aspettare che una consulenza ERP identifichi questa sacca di inefficienza e proponga un’alternativa in ottica di semplificazione dei processi.
Naturalmente la competenza gioca un ruolo fondamentale: solo una realtà che conosce a fondo i prodotti saprà come adattarli all’esigenza dell’azienda cliente, ma non solo: è necessaria anche la capacità sul campo di mettere a terra i progetti, possibilmente comprovata e documentata.
Infine, soprattutto nelle implementazioni più complesse, una buona conoscenza del settore in cui l’azienda opera e delle sue specificità costituisce un benefit importante.
Consulenza Erp: non solo competenze tecniche
Per quanto la capacità tecnica, sia del team sia in termini di skill individuali, costituisca una condizione necessaria nel mondo degli ERP, oggi non è più una condizione sufficiente. Entrano infatti in gioco altre esigenze, che hanno a che fare soprattutto con la gestione degli aspetti legati alle risorse umane.
Uno, fondamentale, è la trasparenza: consulenti e azienda cliente devono lavorare come una squadra con un obiettivo comune: sfide e potenziali difficoltà devono essere chiare e condivise, così come eventuali problematiche che emergano in corsa.
Un altro aspetto indispensabile è quello formativo: oggi un ERP svolge numerose funzioni, sempre più complesse, ed è indispensabile che il personale, gli operatori ed eventualmente i tecnici di riferimento conoscano a fondo il proprio contesto di competenza. Una buona strategia formativa, che inizi già durante le fasi preliminari del progetto e prosegua, per esempio durante i test sul campo, ridurrà i tempi di adozione del nuovo gestionale, ne aumenterà il livello di accettazione all’interno dell’azienda e in generale farà sì che la nuova soluzione sia operativa senza intoppi fin dal giorno del lancio.
Le caratteristiche di una buona consulenza ERP
In definitiva, quando un’azienda ha deciso di cambiare il proprio ERP con una soluzione diversa, deve prepararsi a un cambiamento radicale e articolato. Il compito principale di un System Integrator dovrebbe essere quello di facilitare il cambiamento, riducendo al minimo l’impatto della nuova soluzione sui processi aziendali e sull’operatività degli utenti. Perché questo succeda, è necessario individuare partner con alcune caratteristiche specifiche:
- competenza tecnica sulle soluzioni proposte, supportata da partnership e certificazioni;
- comprovata conoscenza del settore in cui l’azienda opera;
- storicità e casi di successo nel mercato;
- capacità di supportare l’azienda nella gestione del cambiamento, anche attraverso percorsi formativi;
- ottime capacità comunicative per la creazione di una roadmap condivisa
- capacità di identificare le problematiche e le criticità che hanno condotto al cambio di ERP, per offrire una valida esperienza alternativa.
