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Strategic sourcing in periodi di instabilità: il ruolo di ERP e BI

29 settembre 2022 / da Sinfo One

Lo strategic sourcing, o approvvigionamento strategico è un processo che va oltre il semplice acquisto di beni e servizi. Comprende tutti gli aspetti del processo di acquisizione di forniture, dall'identificazione e qualificazione dei potenziali fornitori alla negoziazione dei contratti, fino alla gestione delle prestazioni dei fornitori. Un errore piuttosto comune è quello di assimilare lo strategic sourcing alla semplice ricerca di beni e servizi al costo più basso. Nella realtà il processo è più articolato, e mira a identificare canali di fornitura al costo totale più basso, comprendendo in questo tutte le fasi del ciclo di approvvigionamento, dalle specifiche alla ricevuta, fino al pagamento e all’utilizzo dei materiali.

Chiariamo con un esempio: se un’azienda fa uso di terzisti per alcune lavorazioni, l’approccio più superficiale è quello di scegliere il fornitore che offre il costo per unità più basso. Ma se il numero di pezzi fuori specifica è alto, oppure le consegne sono irregolari, il costo indiretto va ben presto ad annullare il beneficio economico. In questo caso, in un’ottica di strategic sourcing, può essere preferibile scegliere un fornitore più costoso, ma più affidabile. Un esempio semplice, ma che illustra come si tratti di un processo che introduce elementi di complessità, risolvibili solo utilizzando strumenti di analisi e controllo.

La maggior parte delle aziende utilizza una qualche forma di approvvigionamento strategico, anche se molte lo fanno in maniera non strutturata e non sistematica. Per esempio, molte aziende utilizzano i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) per automatizzare e ottimizzare i propri processi di approvvigionamento, anche sulla base di qualche tipo di interazione con il mercato e i fornitori stessi. I sistemi ERP, infatti, spesso includono funzionalità che consentono alle aziende di monitorare le prestazioni dei fornitori e confrontare i prezzi. Ma per trasformare questa pratica in un vero processo aziendale, è necessaria una controparte analitica, che permetta decisioni di più ampio respiro. In questo contesto, gli strumenti di business intelligence (BI) possono essere utilizzati anche per supportare le decisioni di approvvigionamento strategico, fornendo approfondimenti data driven sui modelli e le tendenze di spesa.

 

Il ruolo dell'ERP nel sourcing strategico

Un numero crescente di aziende sta implementando sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) per semplificare le proprie operazioni, anche nei settori più resistenti alla spinta della digitalizzazione.

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Tuttavia, molte organizzazioni non stanno utilizzando tutto il potenziale del loro sistema ERP e stanno perdendo i vantaggi dello strategic sourcing, che permetterebbe una considerevole riduzione dei costi di fornitura.

Gli strumenti di Business Intelligence (BI), attraverso l'integrazione con l'ERP aziendale, possono essere utilizzati per raccogliere e analizzare i dati da più origini e fornire tutto il supporto decisionale necessario per attivare un sistema di approvvigionamento strategico basato su informazioni provenienti dal mercato e dai fornitori

I sistemi ERP possono svolgere un ruolo chiave nello strategic sourcing, fornendo visibilità sulla spesa organizzativa, sui livelli di inventario e sulle prestazioni dei fornitori. Insieme agli strumenti di BI, possono quindi essere utilizzati per identificare opportunità di risparmio e miglioramento dei costi. Sfruttando tutto il potenziale del loro ERP, le aziende possono realizzare vantaggi significativi in termini di costi, qualità e servizio.


Il ruolo della Business Intelligence nel sourcing strategico

Il ruolo della Business Intelligence nell'approvvigionamento strategico è quello di fornire informazioni basate sui dati che consentono alle organizzazioni di migliorare le proprie strategie di approvvigionamento. Gli strumenti di business intelligence permettono infatti alle aziende di comprendere i propri modelli di spesa, di identificare opportunità di contenimento dei costi e di tenere traccia delle prestazioni dei propri fornitori.

Le informazioni data driven degli strumenti di business intelligence aiutano le organizzazioni a prendere decisioni migliori sui loro sforzi di approvvigionamento strategico: con una maggiore visibilità sui centri di costo, sulle opzioni per gestire le spese e sull’andamento dei loro fornitori, le aziende possono prendere decisioni più informate su come allocare al meglio le proprie risorse.

Ad esempio, gli strumenti di business intelligence tengono traccia dei modelli di spesa e aiutano a identificare le aree in cui un’azienda potrebbe essere in grado di negoziare condizioni migliori con i fornitori anche, per esempio, sulla base degli andamenti di mercato di prodotti e materie prime.

In concreto, i dati forniti dalla Business Intelligence possono, a seconda dei casi, suggerire che una determinata lavorazione è troppo onerosa per essere effettuata all’interno dell’azienda oppure, al contrario, che sarebbe preferibile gestire all’interno un processo realizzato in outsourcing. Ricordiamo, per esempio, che anche le operazioni di acquisizione aziendale di fornitori, o le partnership strategiche, fanno parte dello strategic sourcing. Il tema portante è quello di estendere, attraverso dati certi e analisi approfondite, lo scenario all’interno del quale vengono prese le decisioni. Tornando all’esempio dell’acquisizione di un fornitore, questo può portare anche un vantaggio strategico nei confronti dei competitor: solo i dati forniti da strumenti evoluti di Business Intelligence, tuttavia, possono stabilire una strategia solida.


Come utilizzare ERP e BI per il sourcing strategico in periodi di instabilità

Nel contesto economico odierno è più importante che mai avere un approccio strategico all'approvvigionamento. Con la volatilità dei mercati, è essenziale essere in grado di adattare rapidamente la propria strategia per soddisfare le mutevoli esigenze della propria attività.

ERP e BI possono essere potenti strumenti per lo strategic sourcing. L'ERP fornisce visibilità dell’intera supply chain e aiuta a identificare i potenziali rischi. La Business Intelligence fornisce analisi dei dati in tempo reale che possono aiutare le aziende a prendere decisioni più informate sul procurement di materie prime, beni e servizi.

Se utilizzati insieme, ERP e BI possono offrire le informazioni necessarie per prendere decisioni cruciali sulla propria strategia di approvvigionamento, che è possibile adattare secondo necessità grazie all’approccio proattivo che questi strumenti introducono, riducendo al minimo l'impatto dell'instabilità del mercato sull’azienda.


Una coppia di strumenti vincente

In conclusione, ERP e BI per lo strategic sourcing, sono particolarmente importanti in tempi di instabilità perché aiutano le organizzazioni a prendere decisioni informate su dove reperire i materiali. In un periodo di sconvolgimento economico, è più importante che mai avere una chiara comprensione delle spese aziendali. ERP e BI sono gli strumenti per avere questo tipo di visibilità e supportano le decisioni strategiche sull’allocazione delle risorse.


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Tags: ERP