I 4 step per implementare un ERP ed essere operativi in tempi brevi

Implementare un ERP è un’operazione cruciale, scegliere una soluzione in cloud può rendere il processo più rapido. In ogni caso, dal momento che un ERP copre l’intero arco delle funzioni aziendali, è importante eseguire tutti i passaggi necessari con attenzione e metodo.

Il passaggio a un nuovo sistema, o l’attivazione ex-novo, richiedono un importante lavoro di analisi preliminare, un attento processo di migrazione e testing, una scrupolosa attività di training dello staff e fine tuning del sistema.

Si possono sintetizzare le varie tappe di questo percorso di implementazione di un ERP, individuando 4 step per ciascuna fase.

Prima dell’implementazione dell’ERP

Prima di implementare un ERP serve procedere con: 

• analisi capillare dell’organizzazione aziendale. Incidentalmente, un modo per fare un audit esaustivo e verificare l’efficienza di tutti i processi attivi; 

• analisi dell’infrastruttura hardware e software in uso. In particolare, se la scelta ricade su un ERP cloud è fondamentale verificare la qualità, stabilità e sicurezza dell’accesso a Internet; 

• scelta della soluzione ERP più adatta. L’analisi sistematica dei flussi informativi è fondamentale qui. I sistemi one-size-fits-all possono infatti risultare meno performanti rispetto a prodotti specifici per settore, per esempio quelli di Sinfo One; 

• definizione di un team responsabile del processo. L’implementazione è un lavoro complesso, e dedicare risorse allo scopo rende anche più semplice interfacciarsi con il team di supporto. 

Cos'è l'implementazione di un ERP 

Implementare un ERP è un processo delicato, che di per sé non assicura la buona riuscita del roll-out, né la generazione di nuovi dati da sistema in fase “live”, data la complessità delle interdipendenze che deve gestire. Un Enterprise Resource Planning è un sistema di gestione aziendale che dai dati grezzi di ogni reparto genera informazioni di valore per poi integrarle nei processi organizzativi. Ciò consente di armonizzare in tempo reale i diversi dipartimenti e funzioni di un'azienda, facilitando lo scambio ed eliminando la necessità di utilizzare più sistemi isolati, come file in condivisione.  

Capire dunque cosa fa un ERP è propedeutico per affrontare il tema dell’implementazione. Questa andrà a impattare su processi e persone, motivo per cui deve essere supportata da un progetto ben definito in cui si stabiliscono le sue fasi di sviluppo. È possibile evidenziare alcuni tratti comuni che ogni processo di implementazione ERP deve avere. 

• Analisi: quali sono i bisogni dell'azienda e quali requisiti il nuovo software dovrà soddisfare. 

• Progettazione: in questa fase si definiscono tutti i parametri e le applicazioni, e si disegnano nuovi flussi di lavoro per adattare lo strumento alle modalità operative dell'azienda. Una volta configurati i dati e i processi principali, si dà inizio alla migrazione dei dati dal vecchio repository verso il nuovo ERP. Nella fase di progettazione è richiesto uno sforzo congiunto delle varie funzioni aziendali per organizzare in modo efficiente tutti i processi. Un passo falso, e il rischio è perdere la sincronizzazione tra dati in produzione e applicativi aziendali. 

• Implementazione: questa fase è la più importante, è quella in cui finalmente avviene l'installazione del software e l'avvio del nuovo programma. A questa integrazione del gestionale nel sistema informativo seguono i primi test per identificare e risolvere eventuali problemi prima della fase live. 

• Deployment o roll-out: in questa fase verranno apportate modifiche ai dettagli, si cercherà di migliorare il sistema per ogni problema che potrebbe essere riscontrato e infine si effettua l'analisi finale del progetto. 

Il processo vero e proprio di implementazione

Eseguito l’audit e mappati i flussi informativi, assegnate funzioni e responsabilità e individuata la soluzione più adatta, si apre la fase di attivazione vera e propria per implementare l’ERP. Anche in questo caso con 4 step:

1. configurazione degli accessi e dei permessi. L’ERP viene utilizzato da più utenti e a diverso titolo. È importante allora settare permessi e ruoli per accedere in base al proprio profilo user.
2. preparazione dei dati e dei processi da migrare. L’analisi preliminare in un processo di implementazione di un ERP aiuta a risolvere in tempo le eventuali incompatibilità di formato. La gestione dei dati centralizzata, invece, permette di eliminare ridondanze e duplicati.
3. attivazione graduale di dati e processi. Un’operazione da condurre per step successivi in modo da tenere traccia dei risultati, correggere eventuali errori e risolvere inconvenienti.
4. test del sistema per verificare gradualmente i risultati del processo di migrazione e aggiustare eventuali difformità di utilizzo e accesso.

Il deployment effettivo del nuovo ERP

Una volta completata anche questa fase arriva il momento più critico nell’implementazione dei sistemi ERP, con l'effettiva verifica di funzionamento del nuovo gestionale. Cui si accompagna la verifica di usabilità da parte dello staff. I 4 step da percorrere qui sono:

1. Testing. Con il nuovo ERP pienamente operativo, si può osservare come funziona concretamente. L’analisi preliminare e i test parziali aiutano, ma il go live è la vera prova del nove.
2. Formazione. Quella specifica all’utilizzo dell’interfaccia e delle sue funzionalità, ma anche quella di metodo che, specie con i sistemi cloud, comporta un deciso cambiamento di approccio.
3. Assistenza. Nel periodo di rodaggio iniziale, il lavoro del team di supporto e assistenza è fondamentale. Anche per questo non si sceglie solo l’ERP, ma anche la società che lo fornisce.
4. Fine tuning. Proprio la comunicazione efficace con il team di supporto può aiutare, con il sistema in uso, a studiare integrazioni e configurazioni ad hoc per renderlo ancora più performante.

Un ERP cloud per velocizzare i tempi

Se questi sono gli step generali da seguire nell’implementazione di un ERP, la scelta di un ERP cloud può velocizzare i tempi e abilitare l’operatività in minor tempo. Questo per diversi motivi, tra i quali il fatto che un ERP in cloud:

• riduce i tempi di configurazione e settaggio, che non vanno eseguiti sulle macchine aziendali ma sono già preimpostati nella nuvola;
• permette un accesso continuativo al sistema e quindi non presenta virtualmente tempi di down time, un aspetto da considerare in particolare se si attiva un sistema multi azienda;
• elimina la necessità di impostare specifiche regole di sicurezza e filtraggio di accessi e permessi, che vengono direttamente configurati e monitorati dal nuovo sistema;
• offre maggiore efficienza e fluidità operativa già dai primi utilizzi, grazie a una migliore integrazione nell’utilizzo di dati e processi e all’accessibilità continua.

Il risultato è che un ERP cloud offre, oltre a una più agevole e rapida gestione del processo di implementazione, anche migliori risultati nel lungo periodo. Studi di settore (riferiti alle piccole e medie imprese) attribuiscono infatti all’adozione di questi sistemi incrementi fino al 25% delle entrate. Non stupiscono allora le previsioni di crescita del mercato per gli ERP cloud: secondo Statista, nei soli USA, dovrebbe crescere annualmente del 13,6% (CAGR), arrivando a toccare i 40,5 miliardi di dollari entro il 2025.