Gli ERP costituiscono il centro nevralgico della gestione dei processi aziendali. Per questo motivo un cambio di ERP costituisce sempre una sfida, sia in termini strettamente operativi, sia in termini di change management. Tuttavia, in molti casi è un processo necessario, sia per uscire da logiche troppo vincolanti, sia per la nascita di nuove esigenze. Cambiare ERP, tuttavia, può essere un passaggio relativamente lineare, se effettuato seguendo le buone pratiche.
Cambio ERP: un investimento importante per le aziende
Oggi la maggior parte delle imprese dispone già di una soluzione gestionale. Ciononostante, gli ERP costituiscono ancora la terza priorità di investimento per le aziende italiane, a pari merito con i CRM e dopo sicurezza e gestione dei dati.
[Fonte]
Le ragioni di questa persistenza sono molteplici ma, in ultima analisi, confermano la necessità delle aziende di disporre di sistemi aggiornati, sempre più performanti e dotati di un numero di funzionalità sempre maggiore. Se in alcuni casi è possibile ottenere questi risultati attraverso aggiornamenti e personalizzazioni, in altri il cambio di ERP diventa necessario.
Come cambiare ERP senza errori
Proprio perché si tratta di un contesto critico, è indispensabile che un cambio di ERP sia gestito nei tempi e con le modalità corrette, coinvolgendo tutte le professionalità necessarie e, quando possibile, affidandosi a un partner di comprovata esperienza nella gestione del processo. Vediamo comunque i passaggi fondamentali per non commettere errori.
1. Fasi preliminari
Ancora prima della scelta della nuova piattaforma, è necessario stabilire in modo chiaro e netto gli obiettivi e il valore atteso del nuovo ERP. Si tratta di una fase importante, utile anche per validare ed eventualmente ridefinire le priorità aziendali. Attraverso lo studio dei KPI è possibile identificare eventuali problemi e sfide da affrontare. Successivamente è necessario individuare una risorsa che si renda responsabile della migrazione, sia dal punto di vista tecnico sia da quello organizzativo, che coordini lo staff tecnico e si relazioni con i fornitori e i consulenti coinvolti.
2. La scelta del nuovo ERP
Si tratta di un passaggio fondamentale, nel quale è indispensabile coinvolgere tutti le expertise, interne ed esterne, per individuare la soluzione ideale. Anche in questo caso i risultati migliori si ottengono, tipicamente, affidandosi a specialisti del settore, che abbiano una comprovata esperienza in progetti ERP e che sappiano identificare il prodotto, la tecnologia e l’infrastruttura più adatte.
È poi importante orientarsi verso ERP verticali, pensati per il proprio settore, in modo da ridurre le personalizzazioni necessarie e poter beneficiare delle best practice incorporate nella soluzione. Altre caratteristiche chiave del nuovo ERP devono essere la flessibilità, per potersi adeguare alle nuove esigenze, e la modalità “multi – multi”, ovvero l’ERP dovrà esser multi-lingua, multi-company e disponibile sia on-premise che su cloud o in modalità miste.
3. Configurazione del sistema
Dopo aver installato o validato l'infrastruttura, è necessario configurare il sistema ERP e ottimizzarlo per le vostre esigenze aziendali.
La lunghezza di questo processo può variare molto, sia in funzione della soluzione scelta, sia delle specifiche esigenze aziendali. Perché il tutto proceda nel modo corretto, è indispensabile creare una roadmap condivisa, anche con il fornitore coinvolto.
4. Migrazione dei dati
Dal punto di vista tecnico questo è senza dubbio uno dei passaggi critici. Se effettuato nel modo corretto, questo passaggio facilita di molto il processo, altrimenti rischia di richiedere molto tempo per la risoluzione dei problemi. Proprio per questo è indispensabile razionalizzare il più possibile i dati in ingresso, eliminando tutti quelli superflui o errati.
La creazione di una nuova source of trust è indispensabile sia per le fasi preliminari (il nuovo ERP deve essere testato in un ambiente affidabile) sia per la fase di adozione all’interno dell’azienda.
5. Test del sistema
Dopo aver configurato il nuovo ERP e migrato i dati, è necessario passare alla fase di test per assicurarsi che tutto funzioni correttamente. Il test è una parte cruciale del processo di implementazione ERP: fornisce una chiara visione delle prestazioni e delle funzionalità del sistema, e supporterà la transizione senza problemi.
Questo passaggio è indispensabile e fondamentale: molti progetti di migrazione, infatti, falliscono a causa di un “go live” prematuro.
.
Cambio ERP: non sottovalutiamo il fattore umano
Molto spesso, quando di progetta un cambio di software ERP ci si sofferma soprattutto sugli aspetti legati alla tecnologia e all’implementazione. Bisogna sottolineare, come abbiamo accennato in apertura, anche l’importanza del change management. Il successo di un’operazione di questo tipo, infatti, dipende molto anche dai riscontri che la nuova soluzione incontrerà in azienda.
Per gestire questo aspetto, tutt’altro che secondario, è necessario introdurre una serie di strategie di relazione che coinvolgano il personale, a tutti i livelli, nel processo di cambiamento. Il pilastro di questo passaggio fondamentale è senza dubbio la formazione, che deve iniziare subito dopo la scelta della nuova piattaforma. Una fase di test, se possibile su un singolo reparto o su un gruppo limitato di persone, permetterà inoltre di raccogliere i feedback necessari per la messa in produttività. Infine, l’attenzione per i riscontri forniti dagli operatori garantirà un’ampia accettazione della soluzione e la riduzione di problemi legati alla resistenza al cambiamento.
