Andare oltre il classico software IPM per trasformare ogni risultato prevedibile (in quanto misurabile) in un risultato migliorabile.
Il senso dell’approccio differente di Sinfo One al mondo dell’IPM (Information Process Managament) e della Digital Transformation è racchiuso qui, nella capacità di combinare l’operatività con una visione strategica orientata al miglioramento continuo.
Sinfo-One: oltre il classico software IPM
Rispetto alle società che offrono esclusivamente software IPM o soluzioni in ambito di gestione documentale, Sinfo One, da più di dieci anni, ha deciso di supportare i propri clienti che scelgono di adottare soluzioni di Information e Process Management a 360 gradi, realizzando progetti di trasformazione digitale su misura per:
- gestione del ciclo attivo/passivo;
- gestione dei reclami;
- fatturazione e conservazione elettronica, con particolare attenzione all’integrazione sia con l’ERP Oracle JDEdwards sia con l’ERP proprietario SiFides.
Sull’integrazione all’interno dello strumento gestionale torneremo tra poco. Prima però è bene sottolineare come l’obiettivo di Sinfo One sia quello di aiutare i clienti a sfruttare al meglio le proprie informazioni non solo attraverso un uso efficace della tecnologia, ma anche con un approccio strategico.
Ecco perché, al di là dei singoli software IPM in commercio, le soluzioni di Sinfo One sono pensate per semplificare il processo di digital transformation rendendo tutta la struttura aziendale più agile e pronta al cambiamento.
Questo risultato si ottiene attraverso funzionalità “operative” che permettono:
- l’automatizzazione delle attività ripetitive a basso valore aggiunto,
- la riduzione di ridondanze o duplicazioni,
- la razionalizzazione dei flussi di lavoro.
E si traduce in un miglioramento complessivo dei processi di comunicazione e del flusso delle informazioni, ma anche attraverso la capacità di identificare:
- i processi chiave,
- le criticità,
- le opportunità di miglioramento.
IPM: dall’integrazione con l’ERP al motore di workflow
Come abbiamo accennato in precedenza, nella propria soluzione ERP proprietaria SiFides, Sinfo One offre già un sistema di gestione documentale integrata per quanto riguarda contratti, ordini, fatture... Vale a dire, documenti generati dall’ERP e integrati in modo nativo all’interno del sistema gestionale, per effettuare una gestione documentale di base e abilitare tutta quella parte che concerne la conservazione documentale sostitutiva ai fini fiscali. Quindi non si tratta solo di archiviare i documenti in modo digitali per renderli facilmente reperibili in caso di necessità, ma di assicurare l’integrità e l’autenticità dei documenti secondo le regole imposte dal Codice dell'Amministrazione digitale.
A questo proposito, è bene ricordare che la legge impone l’obbligo di conservazione per documenti come fatture elettroniche e le ricevute fiscali, ma naturalmente questo processo può riguardare molti altri documenti come bilanci d’esercizio (stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa), libri sociali, dichiarazioni dei redditi, altre dichiarazioni fiscali, eccetera.
Inoltre, all’interno del gestionale c’è anche un motore di workflow che permette la revisione di un dato e di supportare processi approvativi multilivello e altre complessità altrimenti difficili da gestire.
Infine, per tutti i clienti che, invece, non hanno la necessità di implementare un nuovo ERP ma hanno comunque bisogno di un sistema documentale in modo verticale che non impatti direttamente sul gestionale in uso, Sinfo One può anche mettere a disposizione la soluzione IPM Arxivar, una piattaforma stand alone per la gestione documentale, la conservazione a norma e la gestione dei processi aziendali tramite workflow.
2021: l’anno giusto per puntare sull’Information e Process Management
Detto che tante PMI italiane, ovvero il tessuto produttivo del nostro Paese, hanno già avviato processi di digital transformation, questi ultimi mesi hanno reso ancora più evidenti alcune opportunità per realizzare soluzioni di Information e Process Management con cui attuare la trasformazione digitale.
Centralizzare le informazioni aziendali e renderle facilmente accessibili per tutti gli utenti ovunque si trovino, migliorando la collaborazione a distanza e la sicurezza delle informazioni da scambiare sono i requisiti fondamentali per vincere uno delle sfide più urgenti per le aziende: lo smart working.
Tutte le imprese sono state colte di sorpresa, evidentemente, dalla pandemia e, nei mesi scorsi, si sono trovate a dover ripensare il proprio modo di lavorare. Una sfida per “sopravvivere” prima ancora che per non perdere competitività in uno scenario inedito e imprevedibile.
Chi in passato aveva già sperimentato forme di lavoro agile e chi lo non aveva mai fatto. Ognuna lo ha fatto da un punto di partenza differente ma tutte accomunate dalla necessità di riorganizzarsi per garantire continuità operativa ai propri dipendenti anche a distanza.
Dobbiamo poi considerare che negli ultimi mesi abbiamo assistito ad un’accelerazione netta verso le soluzioni in cloud. Una tendenza chiara già da tempo. Impossibile immaginare una trasformazione digitale completa senza cloud.
Scegliere soluzioni cloud significa ottenere un risparmio considerevole sui costi di gestione, grazie alla riduzione dei costi fissi per le infrastrutture ICT, ma non solo. La nuvola offre sempre più vantaggi sia dal punto di vista gestionale che operativo per estendere in modo semplice (e con costi scalabili) le funzionalità installate.
Rispetto al passato, le aziende non sono più “costrette” a scegliere soluzioni sovradimensionate che poi sfruttano solo per il 10 o il 20% delle potenzialità né costrette a cambiare tecnologia per rispondere in modo adeguato all’evoluzione del business aziendale.
Infine, l’Intelligenza Artificiale (AI). Oggi che i tools di AI sono integrati nella maggior parte delle app che utilizziamo ogni giorno è sempre più evidente come i nuovi strumenti di intelligenza artificiale possano aiutare a gestire più facilmente le informazioni, semplificandone la ricerca. Oggi che basta un comando vocale o semplicemente digitare una parola chiave per accedere a tutte le informazioni già categorizzate, l’IPM è di fronte ad una svolta epocale.
Se è vero, come sosteneva Albert Einstein, che nel mezzo delle difficoltà che nascono le opportunità, questa pandemia ha imposto alle persone di ripensare il proprio stile di vita e alle aziende il proprio modello di lavoro. Le tecnologie per farlo esistono già. Non cogliere queste opportunità, oggi più che mai, rischia di compromettere la competitività futura di qualsiasi impresa.
