L’ottimizzazione dei flussi di lavoro è essenziale per la competitività aziendale, eppure non tutte le imprese hanno già adottato un sistema di Information e Process Management (IPM) per raggiungere questo obiettivo e ottenere una gestione ottimale di processi, informazioni e dati.
Molte utilizzano programmi per la gestione documentale ma, come vedremo più avanti, queste soluzioni non sono sufficienti per migliorare davvero l’organizzazione del lavoro e la produttività. Anche perché l’IPM è un processo più complesso e completo rispetto al Document Management.
Prima però bisogna rilevare come una gestione poco efficiente dei dati e dei flussi informativi non sia solo un’attività a scarso valore aggiunto, ma spesso si traduca in perdite di tempo che distolgono dipendenti e collaboratori dalle loro mansioni principali e da attività più importanti.
Secondo Peter Hines, professore del Waterford Institute of Technology, il 60% delle attività aziendali sono a scarso valore o addirittura senza valore aggiunto (anche se necessarie).
In questo contesto, l’Information e Process Management è sempre più centrale per le aziende. E lo è tanto più in un periodo delicato come quello attuale, in cui le società sono chiamate a riorganizzarsi in modo efficiente tramite smart working per garantire una continuità operativa lavorando anche a distanza.
Che cosa è l’Information Process Management
Possiamo definire l’Information e Process Management come il processo di gestione dei dati e dei flussi informativi per:
- Acquisire o recuperare informazioni
- Organizzare le informazioni
- Conservare le informazioni
- Gestirle in modo coerente e funzionale agli obiettivi aziendali.
Considerare l’information e process management al pari della classica gestione documentale sarebbe quindi un errore. L’IPM non è finalizzato solo all’archiviazione corretta di contenuti come file, e-mail e contenuti audio/video. Si tratta di un processo per garantire che le informazioni giuste arrivino alle persone corrette al momento opportuno, strutturando i modelli organizzativi in modo che rispondano al meglio agli obiettivi aziendali.
La gestione dei dati ha un ruolo chiave nel processo di governo delle informazioni, in quanto garantire l'accuratezza dei dati acquisiti e conservati è fondamentale per estrarne valore.
Oggi, in un mondo sempre più digital, connesso e data driven acquisire le informazioni non è difficile; la vera difficoltà è selezionare quelle realmente utili e organizzarle. Non si tratta solo di reperire in tempi brevi le informazioni in possesso, ma anche di catalogarle e gestirle secondo le procedure aziendali e le normative vigenti, come ad esempio la conservazione Elettronica di documenti fiscali prevista dal D.lgs n. 82 del 2005.
I principali vantaggi dell’Information e Process Management
Insomma, IPM significa ottimizzare i flussi informativi per:
- semplificare e razionalizzare il lavoro dei dipendenti,
- consentire ai c-level di avere una visione a 360 gradi.
E si traduce in una serie di vantaggi concreti per l’azienda che lo implementa correttamente.
I principali sono:
- utilizzo più efficace delle risorse automatizzando le attività ripetitive a basso valore aggiunto;
- eliminazione di ridondanze e/o duplicazioni non solo di documenti, ma soprattutto di attività e task;
- razionalizzazione dei flussi di lavoro dipartimentali e cross department;
- miglioramento della comunicazione e del flusso delle informazioni.
L’approccio che fa la differenza
Come abbiamo visto, non basta adottare un software DMS (Document Management System) per ottimizzare i flussi informativi e documentali. Serve piuttosto un approccio strategico e tecnico per sfruttare al meglio le proprie informazioni, attraverso un uso efficace della tecnologia. E per fare questo bisogna andare al core dell’azienda: l’ERP (Enterprise Resource planning).
Infatti, quello che fa la differenza nell’implementazione di una soluzione IPM è la capacità di integrarsi con l’ERP. Non a caso, i migliori provider di soluzioni gestionali possono supportare le aziende anche nell’adozione di soluzioni di Information e Process Management. Come?
Identificando processi chiave, criticità, opportunità e realizzando progetti per rendere fluidi i processi e unificare il patrimonio delle informazioni in ambiti come:
- sistema di Qualità,
- gestione dei reclami,
- ambiente e sicurezza,
- gestione del ciclo attivo/passivo,
- fatturazione e conservazione elettronica dei documenti.
Opportunità che oggi è più semplice e vantaggiosa grazie al cloud, che abilita una scalabilità immediata e la possibilità di lavorare sulle singole funzionalità installate.
La differenza, dunque, è in questo approccio consulenziale e operativo, che permette alle diverse aree funzionali di interagire in modo coerente per rispondere al meglio ai problemi organizzativi e alle opportunità di business, rendendo l’intera struttura aziendale più smart.
Insomma: non c’è digital transformation senza Information e Process Management.
