L’applicazione di soluzioni di RPA in ERP aumenta significativamente le prestazioni di quest’ultimo, fino a fare da vero e proprio booster. In particolare, la Robotic Process Automation interviene sui processi a più elevato carico di lavoro (e margine di errore), svolgendo in autonomia i compiti così da ridurne sensibilmente tempi e costi.
La tecnologia è in continuo miglioramento, ma le sue potenzialità sono note da tempo se già nel 2018 un sondaggio Deloitte evidenziava i risultati notevoli ottenuti da chi la aveva adottata. Gli interpellati, in particolare, notavano:
- nel 92% dei casi un miglioramento a livello di compliance;
- nel 90% maggiore precisione e accuratezza;
- nell’86% l’incremento della produttività;
- nel 59% dei casi, infine, una decisa riduzione nei costi.
Simili risultati sono la conseguenza di un’efficace applicazione della RPA a diversi ambiti dell’attività aziendale. Con riferimento all’integrazione tra RPA ed ERP, in particolare, consideriamo di seguito quattro applicazioni particolarmente significative.
1. Elaborazione di ordini e pagamenti
In tutti i processi che regolano le transazioni commerciali, l’impiego di soluzioni di RPA in ERP risolve criticità e riduce i carichi di lavoro, sia in ingresso sia in uscita:- nel primo verso la RPA può, tra le altre cose, catturare i dati di un fornitore da un modulo e usarli per popolare di default un form così da far avanzare una richiesta di approvvigionamento;
- nella direzione opposta può, per esempio, velocizzare l’evasione di un ordine di acquisto facendo “dialogare” i moduli di CRM e quelli di gestione vendite dell’ERP.
In entrambi i casi, insomma, si ottengono workflow più rapidi e accurati e diminuiscono le ore lavoro, per di più mediante operazioni completamente tracciabili.
2. Quality check
Con speciale riguardo per la produzione manifatturiera, ma non solo, l’inserimento dell’RPA nell’ERP può servire a gestire con maggiore efficacia i controlli qualità.
Presidiando le fasi di collaudo e verifica nei diversi step di un processo produttivo, infatti, i robot aiutano ancora una volta a diminuire drasticamente errori e imprecisioni. Al tempo stesso, velocizzano le operazioni e riescono a individuare tempestivamente eventuali disallineamenti rispetto ai risultati previsti.
Tra gli effetti positivi, un time-to-market ridotto, percentuali minime di scarti o di richiami di prodotto, una maggiore aderenza a standard e obiettivi di produzione. A un livello più generale, inoltre, la RPA può essere utilizzata per eseguire gli audit periodici su macchinari e altri elementi del plant floor, così da assicurare un monitoraggio puntuale delle dotazioni aziendali.
3. Approvvigionamenti
La Robotic Process Automation rende molto più accurate le movimentazioni di magazzino.
La RPA può intervenire in fase di accettazione delle merci in ingresso, allocando automaticamente i colli in funzione della loro destinazione, dello spazio disponibile a scaffale o delle caratteristiche della merce stessa. Quest’ultima è un’opzione particolarmente utile quando devono essere stoccati prodotti deperibili o fragili, come molti di quelli impiegati in ambito alimentare o farmaceutico, non a caso soggetti a vincoli di allocazione più stringenti.
A un livello superiore, un sistema di RPA in ERP connesso ad applicazioni di terze parti aiuta a controllare ab origine gli approvvigionamenti. Un’automazione, in questo contesto, riuscirà a confrontare prezzi e quotazioni in tempo reale e così a individuare le condizioni di acquisto più vantaggiose di una determinata materia prima. Una opzione che, in tempi di estrema fluttuazione dei prezzi, può portare a risparmi consistenti nel procurement.
4. Customer service
Un ambito nel quale la RPA ha forse la sua più ampia diffusione, o almeno la più evidente a giudicare dal proliferare di chatbot e assistenti virtuali sulle principali interfacce aziendali.
Applicata a un ERP, la RPA può gestire il flusso di richieste di assistenza e ticketing e funzionare da filtro all’ingresso per le richieste degli utenti esterni: le criticità più comuni o comunque risolvibili in maniera standard vengono affrontate direttamente dal bot; quelle più complesse vengono invece affidate all’assistenza tecnica “umana”.
L’assistenza tecnica è del resto solo uno dei possibili impieghi a livello di customer service della RPA in ERP: un’altra applicazione molto utile è interna all’azienda ed è quella di guida all’utilizzo del sistema. Con questa funzione un bot aiuta così chi usa l’ERP a utilizzarne le principali funzionalità, a personalizzare l’interfaccia e ad eseguire altre utili operazioni.
RPA in ERP: l’esempio di JD Edwards
L’applicazione della Robotic Process Automation ai sistemi ERP è ormai diffusa quasi universalmente, ma ci sono comunque sistemi gestionali che vi dedicano particolare attenzione.
Uno di questi è JD Edwards, l’ERP di Oracle, che da sempre punta sulla RPA per garantire maggiore efficienza, flussi di lavoro più snelli e una user experience di qualità.
In questo senso JD Edwards conta da anni su un motore di Robotic Automation particolarmente performante. Intervenendo su un’ampia gamma di processi, questo ERP ha così il potenziale per consentire l’esecuzione di un flusso di lavoro con un 1/3 dei clic necessari invece in altri sistemi ERP.
Tale potenza di fuoco va del resto direzionata e modulata a dovere, e un system integrator può aiutare nell’impresa, individuando le applicazioni della RPA più corrispondenti alle esigenze della singola azienda. Dopotutto, ogni azienda ha un proprio modus operandi e la personalizzazione dell’infrastruttura di gestione è sempre una scelta vincente.
Sinfo One, da questo punto di vista, offre l’esperienza e l’autorità del lavoro come partner certificato di Oracle nell’implementazione di JD Edwards. A testimonianza di quanto fatto finora, ci sono decine di success stories che illustrano come siano state gestite, e adattate alla situazione specifica, le funzionalità di RPA presenti nel sistema ERP Oracle. Sinfo One può quindi essere il giusto partner per mettere a punto soluzioni di RPA in ERP realmente mirate ed efficaci.
