Un performance management tool, cioè un applicativo che monitora le performance aziendali, è un fattore di crescita determinante per ogni business. Conoscere i propri punti di forza e debolezza, controllare lo stato attuale delle finanze, il rapporto costi/ricavi, l’indice di produttività dei workflow sono solo alcune applicazioni tipiche di uno strumento del genere, che chiariscono, del resto, come il raggio potenziale d’azione sia in realtà molto vasto.
Un performance management tool deve in questo senso combinare 2 obiettivi apparentemente contrastanti:
- consentire una visione a 360° sul tuo business,
- fornire dettagli analitici sui singoli aspetti dello stesso.
Per ottenere risultati davvero utili valutiamo allora, di seguito, 5 passaggi per costruire processi di performance management davvero efficaci, e convogliarli quindi in dashboard chiare e complete.
1. Definizione obiettivi
Il primo step consiste, ovviamente, nel definire una strategia d’azione. Che risponde alle domande: qual è l’oggetto del monitoraggio, e quali dimensioni della performance aziendale voglio conoscere meglio?
Sembra una domanda banale, ma non lo è: in particolare in realtà medio-grandi, i processi di monitoraggio coinvolgono più settori e dipartimenti, e vanno governati precisandone il meglio possibile gli scopi.
Il primo step, quindi, è definire gli obiettivi strategici da raggiungere. Vuoi controllare meglio le performance al livello produttivo? Conoscere lo stato dei conti e la liquidità corrente? Valutare l’efficienza della workforce? A ognuno di questi interrogativi risponderanno piani di azione specifici.
D’altro canto, una valutazione di singoli aspetti di performance sarà tanto più efficace quanto più riuscirà a stabilire una correlazione tra variabili eterogenee, accorpando più processi in un workflow unitario.
In questo modo sarà possibile combinare realmente le due direttrici d’analisi sopra riportate, ottenendo una vista d’insieme e una di dettaglio egualmente accurate. Si potrà quindi, con sistemi come la balanced scorecard, tradurre la strategia in azione e ottenere una gestione della performance that delivers, come titolava un report di Gartner di qualche tempo fa. Ovvero un sistema di monitoraggio che produce risultati utili. Tra l’altro il report (che era riferito al settore HR), sottolineava come l’82% dei manager interpellati non fosse soddisfatto del performance management tool in uso.
2. Selezione degli indicatori chiave
La definizione degli obiettivi del monitoraggio è propedeutica alla scelta dei suoi indicatori chiave. Questo secondo step, quello in sostanza della definizione dei KPI, è cruciale tra l’altro perché semplifica il processo di valutazione ancorandolo a parametri significativi.
La scelta dei key performance indicators deve essere oculata: infatti, includere nell’analisi indicatori secondari porta via tempo e denaro oltre a generare confusione, mentre non considerare variabili importanti conduce ad analisi di scarso valore. Ancora, assegnare eccessiva importanza a determinati indicatori può portare a pessime decisioni.
Un caso di scuola è quello di General Electric, che dopo la crisi del 2008 fu costretta a rivedere il suo framework di misurazione KPI perché troppo concentrato sulla metrica degli EPS (Earnings per Share). Un KPI sostanzialmente di breve periodo, che determinò una serie di decisioni infauste e quindi massicce perdite di capitale.
Definire, allora, insiemi di KPI coerenti con i tuoi obiettivi di business sarà fondamentale per ottenere quella visibilità che si richiede a un performance management tool. Al tempo stesso, servirà a concentrare l’attenzione sui fattori chiave anziché disperderla in analisi fuori fuoco.
3. Ingegnerizzazione dei processi
Una volta chiariti gli obiettivi da raggiungere e i parametri chiave da monitorare, occorre mettere a punto i giusti data flow. Ovvero, i processi adeguati a raccogliere nella maniera migliore i dati che serviranno al tuo performance management tool.
Se, come si è detto, i KPI possono monitorare differenti ambiti della tua attività, l’efficacia del tool si misura anche in base alla capacità di processarli nei tempi giusti e senza difficoltà. Ciò significa, quindi, ingegnerizzare processi agili mediante i quali reperire informazioni da più fonti, aggregarle in database multidimensionali e quindi elaborarle a dovere.
Processi del genere sono abilitati da soluzioni integrate di gestione. I sistemi di ERP ed EPM, per esempio, lavorano spesso in modo sinergico per garantire una più agile esecuzione di data flow cross-department.
Più nello specifico, un applicativo di Enterprise Performance Management è per sua natura una soluzione di gestione della performance ottimale. Consente infatti l’esecuzione e l’analisi diacronica dei flussi di dati. Ciò vuol dire che gli indicatori di performance possono essere comparati ai valori pregressi, monitorati allo stato attuale e anticipati nella loro evoluzione futura con buona approssimazione.
Da uno studio di Aberdeen del 2018, risulta allora che le aziende leader, quelle cioè che producono i migliori risultati, hanno una percentuale di adozione di sistemi di EPM del 30% maggiore rispetto alle aziende followers.
L’ingegnerizzazione attraverso questi applicativi di flussi di dati agili e tracciabili end-to-end aiuta così a costruire dashboards coerenti, dalle quali monitorare attivamente gli obiettivi di performance fissati.
4. Predisposizione degli output
La predisposizione di output efficaci è un altro step fondamentale per implementare un valido performance management tool.
Più studi dimostrano infatti quanto la difficoltà di lettura dei dati sia tra i principali ostacoli a un approccio compiutamente data-driven alle prestazioni aziendali. In un sondaggio di Wakefield Research, per esempio, il 71% degli interpellati afferma di aver preso decisioni errate sulla base di dati obsoleti o non precisi, il 66% lamenta scarsa visibilità sulle performance aziendali e il 76% constata che per estrarre valore dai dati a disposizione servono giorni o addirittura settimane.
Da questo punto di vista, una dashboard di performance management dovrebbe contare, oltre che su data flow agili, su un’ottima user experience che le consenta di offrire output pienamente leggibili.
Una buona UX non è solo quella che sa guidare attraverso gli elementi grafici la navigazione delle differenti funzionalità di un sistema. Piuttosto, è quella che offre la possibilità di esaminare da un’interfaccia unitaria più dimensioni di analisi.
Meglio ancora, una dashboard ben congegnata consentirà di collegare processi analitici e decisionali, magari attivando simulazioni di scenario grazie all’adozione di tecnologie di advanced analytics e intelligenza artificiale.
Le dashboard dei migliori sistemi di Enterprise Performance Management offrono così funzionalità evolute di planning e forecasting mediante le quali impostare, a partire dalla rilevazione dei KPI, simulazioni di scenario e analisi what-if che permettono di passare direttamente dalla fase analitica a quella operativa.
5. Condivisione dei risultati
Un ultimo, importante, step per avere dashboard che davvero “fanno bene al tuo business” è la condivisione. Dove con questa espressione ci si riferisce alla possibilità sia di far partecipare ai processi di performance management più ruoli aziendali, sia di accedere agli stessi da device differenti.
Nel primo caso la condivisione rappresenta una manifestazione concreta di una efficiente data culture, mediante la quale l’intero staff aziendale può basare i propri processi decisionali su analisi chiare.
L’accesso partecipato alle dashboard all’interno dell’azienda, sempre ovviamente dietro opportuna profilazione, consentirà di coordinare meglio il tuo lavoro. Sarà così più facile, nel caso, correggere una procedura per ottenere performance in linea con gli obiettivi fissati.
Nel secondo caso, invece, la condivisione attiva una modalità mobile-friendly sempre più necessaria in tempi di hybrid working, grazie alla quale è possibile restare pienamente operativi anche fuori dall’ufficio. È il motivo del successo di piattaforme di EPM cloud-based, che secondo alcuni studi garantiscono rispetto a quelle on-premise riduzioni dei tempi del 31% per l’aggregazione dei dati, del 35% per l’elaborazione di forecasts.
Un accesso in mobilità alle dashboard di performance management consente dunque di controllare anche da remoto lo stato di salute della tua azienda. Ancora, aiuta ad aggregare dati e indicatori anche quando il tuo staff opera a distanza.
Extra: selezione del performance management tool
Seguendo i 5 step sopra descritti, è possibile effettivamente implementare un sistema di performance management che aiuta a centrare i propri obiettivi. Ma per essere davvero sicuri di riuscirci è importante affidarsi ai giusti strumenti: un sistema di Performance Management come la piattaforma EPM di Oracle, per esempio, che con l’aiuto del giusto system integrator può dare un ROI importante.
La piattaforma Oracle conta su diversi elementi per distinguersi in meglio dai competitor, tra cui:
- l’adozione di tecnologie evolute per l’elaborazione di analisi dinamiche e simulazioni what-if;
- l’attenzione alla user-friendliness delle dashboard;
- la possibilità di integrare più fonti di dati in maniera agile.
L’apporto di un partner di progetto come Sinfo One, poi, aumenta il valore aggiunto di questa soluzione. Questo perché aiuta a definire più chiaramente i tuoi obiettivi di business, a ingegnerizzare i processi appropriati, a risolvere le eventuali criticità nel processo di implementazione; inoltre, perché assicura supporto costante in fase di utilizzo.
Grazie alla combinazione Oracle-Sinfo One, allora, potrai contare su un performance management tool davvero all’altezza delle tue esigenze.
