Il tema della copertura dei processi è importantissimo. Per questo le aziende devono selezionare soluzioni che gestiscano e risolvano le criticità nevralgiche di determinati settori.
Per avere un miglioramento continuo dei processi, è essenziale che tali soluzioni siano flessibili, duttili e che possano adeguarsi ai mutamenti delle esigenze, anche senza dover personalizzare il sistema. Per ottenere questo risultato, bisogna anche educare le organizzazioni ad avere internamente adeguate competenze di processo.
Miglioramento continuo dei processi per fronteggiare esigenze mutevoli
Ai sistemi che hanno già processi coperti con soluzioni flessibili si deve affiancare un team che, assieme all’implementatore e al system integrator, metta in atto un miglioramento continuo dei processi e mantenga uno sguardo vigile sulle eventuali evoluzioni delle esigenze.
Le aziende sono entità viventi perché formate da un insieme di essere umani, che non solo collaborano fra loro, ma affrontano le nuove sfide del mercato adattando i processi. A loro volta, anche i sistemi dovranno andare a ricalibrarsi sui nuovi processi che vengono messi in atto.
Il miglioramento continuo dei processi è quindi un efficace mix tra una soluzione flessibile e duttile, che prevede l'utilizzo di personalizzazioni, e un’ottima interfaccia a supporto della user experience. A ciò si deve associare la possibilità di citizen development, ovvero di effettuare tutte quelle attività di fine tuning che può fare direttamente l'utilizzatore finale della soluzione per gestire processi specifici.
Servono competenze di citizen development
Un altro tema importante è quindi la creazione in azienda di competenze di citizen development, dove il codice o il software di sistema non sono toccati, ma sono adeguate tutte le entità grafiche e quelle rilevanti per l’esperienza utente, in modo che quando l’utente stesso si trova di fronte a un'applicazione deve solo inserire o controllare le informazioni del processo.
Questo citizen development non è una vera propria personalizzazione, ma più che altro un adattamento grafico del sistema, frutto della competenza e della cultura del continuous improvement. In altre parole, si deve avere la capacità di osservare i processi che cambiano e di trasferire al sistema, o alla società di consulenza che fa da system integration, le nuove esigenze che stanno emergendo, i nuovi processi che si stanno modificando, le nuove challenge del mercato. E, di conseguenza, individuare le nuove attività che si dovranno fare per gestire il mondo che cambia tutt’attorno.
Dalla pandemia, un utile insegnamento
L’attenzione al cambiamento, durante il periodo che abbiamo appena trascorso, ha creato un forte distacco. Tante aziende hanno visto che effettivamente il mondo attorno si stava trasformando in tempi rapidissimi e quindi le persone si sono mosse e, andando oltre la quotidianità, hanno dato un contributo attivo molto importante nella fase di transizione. Ora bisogna far sì che la competenza emersa in fase emergenziale continui a rimanere attiva quale aiuto alle aziende a fornire un miglioramento continuo dei processi, senza però portare rivoluzioni drastiche.
Ci siamo abituati a reagire in modo repentino rispetto agli eventi esterni che alterano l'ambiente in cui operiamo: non adagiamoci, adesso. Conserviamo quello di positivo che possiamo comunque raccogliere da questa esperienza in termini di capitale aziendale, per far sì che le organizzazioni possano comprendere l’ambiente esterno e quindi si adattino di conseguenza. E riescano anche ad adattare direttamente le soluzioni alle nuove richieste e a coinvolgere i system integrator, che a loro volta renderanno disponibili istruzioni per plasmare le soluzioni sui nuovi processi.
Un sistema che bene si presta per far fronte alle nuove richieste è SiFides, l’ERP di Sinfo One che con le sue verticalizzazioni è particolarmente adatto all’impiego in settori come il food & beverage, il metalmeccanico, il bancario e l'hotellerie. Risultati simili in termini di adesione ai cambiamenti delle aziende, Sinfo One li raggiunge anche attraverso Oracle JD Edwards Enterprise One, un ERP con un elevato livello di flessibilità e duttilità e un’efficace user experience.
I processi ripetitivi? Meglio affidarli a un robot
La cultura e la flessibilità del sistema assieme permettono ad alcune aziende anche di sfruttare il motore di robotic process automation (RPA) di cui sono dotate certe soluzioni ERP, come Oracle JD Edwards. Acquisite le adeguate competenze, è possibile insegnare al sistema a eseguire al posto dell’utente determinate attività ripetitive. Solitamente si tratta di attività di back Office. Quindi, sfruttando l’RPA si diminuisce l’effort a sistema di determinati utilizzatori.
Ciò può essere ottenuto trasferendo alla robotic process automation parti di processi (o addirittura gli interi processi) ripetitivi e ricorsivi, che risultano noiosi per l’utente (e quindi ad alto rischio di errore) e che non portano alcun valore. Il fatto di creare piccoli processi o sottoprocessi in RPA permette di smaltire la stragrande maggioranza dei casi e di consentire all’utente di gestire solo quello che avanza come riconciliazione.
