Gestire in maniera agile, veloce e semplificata tutti i processi aziendali ha assunto un’importanza sempre più cruciale nel corso degli anni. Questo è possibile grazie a un software ERP, che aiuta a dare vita a un’organizzazione interna multifunzionale, in cui gestire i vari asset diventa sinonimo di efficienza, competitività e semplificazione.
La Software Selection è il processo di valutazione e scelta del software più adatto alle esigenze di un'organizzazione. Questo processo può includere la definizione dei requisiti, la ricerca dei fornitori, la valutazione delle demo e l'analisi dei costi. È importante considerare criteri come le funzionalità del software, la scalabilità, l'affidabilità e il supporto tecnico durante la selezione del software. La selezione del software può essere un processo complesso ma cruciale per garantire che l'organizzazione abbia gli strumenti giusti per raggiungere i propri obiettivi aziendali. La selezione di un nuovo ERP è un processo complesso e richiede una pianificazione accurata:
I vantaggi di adottare un software ERP per la gestione dei vari processi aziendali sono davvero moltissimi: riduzione dei costi e dei tempi, scalabilità, produttività ed efficienza sono solo alcuni dei miglioramenti che possono verificarsi già a pochi mesi di distanza dall’adozione di questo approccio. Si tratta di un mercato che oggi vale circa 97 miliardi di dollari e che potrebbe superare i 100 miliardi entro il 2025.
Molte aziende probabilmente sono già a conoscenza dei vantaggi, ma i criteri di selezione di un software ERP non si applicano solo alla prima scelta, ma anche agli eventuali passaggi di piattaforma. Anzi, di solito in questa fase i criteri devono essere applicati con attenzione ancora maggiore: la presenza di processi aziendali e procedure consolidate, magari nate proprio intorno all’ERP esistente, rendono le aziende più esigenti.
Spesso, anche per questi motivi, ci si chiede che cosa significhi nel pratico passare a un software ERP e che cosa questo comporti per l’azienda. Ecco, dunque, una lista dei vari passaggi che occorrono per scegliere un software ERP.
Per effettuare una buona software selection bisogna tenere conto di un presupposto fondamentale, che si ritrova praticamente in tutti i punti che andremo a elencare, in diverse declinazioni: non è affatto automatico che il software migliore sulla carta lo sia per la nostra azienda. La selezione, quindi, non può e non deve fermarsi alle specifiche dichiarate o a esperienze in altri settori, ma deve essere estremamente adesa alle specifiche dell’applicativo da un lato e alla realtà aziendale dall’altro.
Comprendere le ragioni per le quali si necessita un sistema ERP o un nuovo sistema ERP
Oggi nessuna azienda può rinunciare all’utilizzo di un software ERP: il numero di dati da tracciare e gli adempimenti, anche normativi, sempre più declinati in forma digitale lo rendono uno strumento necessario nel normale svolgimento delle attività. Questo tipo di soluzione, tuttavia, presenta numerosi vantaggi che vanno al di là delle mere esigenze basilari. Perché l’implementazione o la migrazione avvengano con successo è necessario cogliere il momento giusto per passare a un software di organizzazione che dia garanzie e risultati maggiori di un’organizzazione interna basata su strumenti più datati.
Un software ERP si basa sulla raccolta centralizzata di dati che provengono da tutti i reparti dell’azienda: tutto viene dunque raccolto in un database condiviso e aggiornato in tempo reale, e questo aiuta un business ad affinare la gestione di informazioni, documenti, personale e così via.
La seconda fase non è altro che la prima per la preparazione a questo importante passaggio: la creazione di un team di progetto ERP. Questo costituisce la vera chiave del successo di un progetto. Secondo gli ultimi dati disponibili solo il 45% delle aziende è soddisfatto del proprio ERP. Nella maggior parte dei casi questo è dovuto a scelte errate, implementazioni non adeguate e, in generale, all’assenza di un’adeguata attività di change management. Strutturare un team di persone demandate a gestire sia gli aspetti tecnici sia quelli legati alla gestione del cambiamento, che siano interne o esterne all’azienda, permetterà di effettuare una scelta più adeguata e vantaggiosa, nata dall’ascolto delle reali esigenze aziendali e dall’osservazione dei processi, delle procedure e delle consuetudini interne.
Ora che sono chiari i motivi per cui occorre passare a un ERP, e chi se ne occuperà, è il momento di stilare una lista di tutti i miglioramenti che ci si aspetta. Questo aiuta a focalizzare quali sono i punti deboli dell’azienda o del business in questione, e che cosa potrà migliorare grazie al nuovo software. In generale, conoscere gli obiettivi che si vogliono raggiungere è la chiave per rendere più efficace il perfezionamento dei processi.
Alcuni di questi potrebbero essere già più ottimizzati di altri, che invece hanno bisogno di diventare più veloci, intuitivi, meno costosi o altro ancora. Per avere una visione chiara, è possibile anche affidarsi a una risorsa esterna, che possa dare un parere neutrale e aiutare nell’essere il più oggettivi possibile.
Durante questa fase, basterà stilare una lista di opzioni di vari software ERP. Ne esistono di differenti tipi, che presentano diverse funzioni, vantaggi, così come diversi costi e e diverse modalità di fruizione (on premise o nelle varie forme Cloud as a service). Stabilire quali sono i criteri di selezione, i valori aziendali e gli obiettivi che si vogliono raggiungere aiuterà notevolmente nella scelta. Una volta fatto, basterà poi scegliere l’opzione migliore in base a tutti questi criteri.
Nella creazione dell’elenco dei candidati, è indispensabile considerare non solo le necessità e le esigenze contingenti, ma anche la progettualità strategica dell’azienda. In base a questa ci si potrà orientare meglio sulla scelta di un prodotto, per esempio optando per una maggiore scalabilità e flessibilità se ci sono previsioni di crescita o di differenziazione del prodotto o servizio.
Un aspetto da non sottovalutare nella selezione di un ERP è indubbiamente legato al partner che seguirà l’azienda nel progetto. La scelta di un prodotto gestionale, infatti, avrà un impatto radicale sull’ecosistema IT aziendale: in quest’ottica selezionarlo con criteri analoghi a quelli di un software “a pacchetto” sarebbe un errore strategico. Si tratta infatti di progetti articolati, la cui implementazione e messa in opera può richiedere tempi considerevoli e una stretta collaborazione con il system integrator scelto.
Per questo è necessario, oltre a soffermarsi sul prodotto, soffermarsi anche sulla selezione di un partner che sappia conciliare competenze tecniche, esperienza sul campo e soprattutto la capacità di recepire e interpretare le esigenze dell’azienda, e renderle nel modo più efficace possibile nell’implementazione proposta. Non a caso gli ultimi due punti fondamentali nella software selection di un ERP sono passaggi di relazione, che consentono anche di valutare la qualità dei rapporti con le potenziali aziende partner prima di procedere.
È tutto pronto. Le motivazioni del passaggio sono chiare, così come gli obiettivi, quali asset si vogliono migliorare: serve capire se il software selezionato è davvero adeguato all’azienda e soprattutto se le specifiche dichiarate sono aderenti alle aspettative. In genere, in base anche al livello di impegno e di interesse espresso, è possibile ottenere due tipologie di demo:
In genere, questa seconda tipologia di dimostrazione è accessibile in fase avanzata di trattativa, per ovvie ragioni di risorse impiegate.
Grazie alle dimostrazioni l’azienda potrà raccogliere le impressioni sia del team incaricato sia, eventualmente, degli altri stakeholder dell’azienda. Questi feedback potranno poi essere discussi con il fornitore, per valutare l’eventuale risoluzione delle criticità e la preparazione dell’ambiente migliore, anche in termini di accoglienza da parte del personale, alla nuova soluzione ERP.