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Tutto quello che devi sapere per rendere più efficiente la gestione del magazzino

25 giugno 2020 / da Sinfo One

Per anni, la gestione del magazzino è stata considerata, proprio dal management aziendale, come un mero terminale del sistema logistico. Un processo sì importante ma scarsamente ottimizzabile.

La prova del nove per la sua efficienza era rappresentata, di solito, esclusivamente dagli inventari periodici. Se le merci sugli scaffali coincidevano con quelle presenti nel “gestionale”, il magazzino funzionava correttamente, altrimenti bisognava andare alla ricerca del problema.

Semmai gli unici investimenti in tal senso riguardavano la sicurezza degli ambienti e delle procedure nelle realtà più virtuose.

Le innovazioni tecnologiche, invece, hanno dimostrato nel tempo come la gestione del magazzino fosse un’attività redditizia e in grado di portare valore oltre che profondamente automatizzabile.


I 4 problemi più comuni nella gestione del magazzino

Esistono almeno quattro problemi comuni alla maggior parte delle aziende nella gestione del magazzino e sono:

  • Accuratezza dell'inventario. Spesso le aziende non sanno cosa hanno in magazzino e hanno scarsa visibilità nei loro magazzini

  • Utilizzo dello spazio del magazzino. Se i sistemi di stoccaggio e la scaffalatura del magazzino non sono ottimizzati, lo spazio necessario per la gestione aumenta

  • Operazioni ridondanti. Ripetere azioni o processi che potrebbero essere gestiti in modo automatico.

  • Ottimizzazione della fase di pick-up. troppi magazzini mancano di percorsi automatizzati per il prelievo degli articoli da spedizione per colpa di processi manuali poco inefficienti.

 

Errori, inefficienze e mancanza di informazioni

Proprio per il fatto di essere il processo terminale in ordine cronologico della gestione aziendale, il magazzino rischia di dover fare i conti con errori e ritardi che si accumulano nelle fasi precedenti come l’amministrazione e la produzione e questo aspetto rappresenta una criticità in più da non sottovalutare.

Oggi, la maggior parte delle sfide che si presentano nell'ottimizzazione del magazzino sono legate ad errori, inefficienze e mancanza di trasparenza/informazioni.

Non è un caso che molte aziende scelgano di affrontare queste sfide con i sistemi di gestione del magazzino, i sistemi automatizzati di movimentazione dei materiali, barcode e soluzioni di business intelligence per la raccolta automatica dei dati.

Ma tutte queste tecnologie, prese singolarmente, non apportano un valore aggiunto reale. Ad esempio l’introduzione di device palmari di localizzazione non possono prescindere da una gestione ottimale dei lotti e delle matricole, che permette di identificare le partite in ingresso/uscita e le partite di produzione (tramite barcorde o tag Rfid), migliorando davvero le attività di controllo e verifica.

Questo vuol dire che senza un sistema centralizzato che integra queste tecnologie innovative e le fa dialogare tra loro il nostro magazzino è come un’auto sportiva senza motore.


Perché un ERP è fondamentale per ottimizzare la gestione del magazzino

I software convenzionali di gestione del magazzino erano sistemi piuttosto rigidi che dovevano gestire tanto prodotti standard che articoli con varianti, magazzini con forti rotazioni e altre strutture con rotazioni decisamente più basse.

Risultato? L’azienda doveva in qualche modo “adattarsi” ad un programma che, di fatto, portava benefici concreti piuttosto ridotti se non quello di generare DDT e fatture in tempi più brevi.

Utilizzando gli stessi dati e aggiornandoli in tempo reale senza conflitti o ridondanze, solo gli ERP offrono una visibilità totale sulla supply chain e su tutti i processi aziendali che, direttamente o indirettamente incidono sulle attività di magazzino.

L’ERP di ultima generazione è l’unico sistema in grado di risolvere i problemi nella gestione del magazzino che abbiamo appena visto, integrare tecnologie e nuovi device e, soprattutto migliorare la soddisfazione del cliente.

Perché il punto è che un magazzino efficiente migliora la customer satisfaction. Merci e ricambi consegnati rapidamente e servizi di assistenza clienti conclusi con successo senza intoppi sono, da sempre, l’elemento principale con cui un cliente valuta i propri fornitori insieme al rapporto qualità/prezzo dell’articolo acquistato.


Gestione delle scorte: Just in time e punto di riordino

Fino a qualche anno fa, l’abbondanza di scorte sugli scaffali era sinonimo di azienda in salute, in cui il magazzino funzionava correttamente, ma la crisi economica prima e i cambiamenti nella gestione del processo logistico hanno via via modificato il modo di intendere un magazzino efficiente.

Ottimizzare le scorte è diventata una strategia fondamentale per garantire la giusta rotazione delle merci senza rimanere con troppi invenduti né rischiare l’out of stock, ovvero l’esaurimento scorte.

In sostanza, si sono affermate due tecniche di gestione delle scorte: quella con punto di riordino e il “just in time”.

  • La gestione scorte con punto di riordino prevede che, una volta raggiunto un quantitativo minimo di quel prodotto viene segnalata la necessità di un riapprovvigionamento prima che consegne o sistemi di produzione possano entrare in crisi. Questa tecnica si utilizza solitamente per articoli ad alta rotazione e basso costo che si potrebbero rivelare comunque critici per la gestione aziendale.

  • Come indica il nome, con il “Just in time” si produce solo ciò che è stato già venduto o che si prevede di vendere in tempi brevi. Questa è la tecnica per la logistica di magazzino maggiormente utilizzata soprattutto per gli articoli più costosi e con indici di rotazione più bassi, al fine di evitare rischi di obsolescenza, deperimento o danni per mancato utilizzo.

In entrambe le tecniche, l’accuratezza della previsione dei tempi di vendita e degli eventuali punti di riordino fa la differenza tra una gestione virtuosa e redditizia delle scorte e una gestione fallimentare. Ed è un’ulteriore conferma della necessità di un sistema di gestione avanzato e centralizzato come un ERP.


La chiave è nell’automazione

L’automazione è la soluzione per rendere più efficiente la gestione del magazzino. Più automatizzi i processi di prelievo, imballaggio e spedizione, meno interventi umani (e conseguenti rischi di errori) sono necessari.

È importante automatizzare le operazioni di magazzino anche perché ciò consente la raccolta dei dati in modo più rapido, efficiente e preciso. Una migliore raccolta dei dati equivale ad informazioni preziose in tempo reale per i responsabili del magazzino.

Grazie a queste informazioni, il sistema di gestione del magazzino sarà in grado di effettuare stime sempre più precise riguardo numerosissimi parametri “vitali” come:

  • tempi di consegna

  • gestione delle scorte

  • evasione degli ordini secondo una logica prioritaria

  • gestione ottimale di ordini complessi

Come abbiamo già accennato, ottimizzare la gestione del magazzino riguarda anche la distribuzione dello spazio fisico per un suo utilizzo nel modo più efficiente possibile. Questo non significa che più un magazzino è ampio, più è efficiente. Anzi, per certi versi è l’esatto opposto come vedremo meglio in seguito.


… e nei dettagli

Come negli altri dipartimenti aziendali, anche in magazzino ci sono dettagli apparentemente secondari che possono influenzare in modo significativo l’efficienza. Dalla formazione del personale necessaria per gestire in modo efficace un’attività piuttosto delicata, agli strumenti e attrezzature in uso che devono essere validi e periodicamente soggetti a manutenzione per lavorare in modo efficace e sicuro. Anche la segnaletica e le indicazioni di sicurezza devono essere sempre ben visibili (e conformi alla legge).

Nei magazzini più ampi ci sono problemi che riguardano la temperatura ideale e la pulizia degli ambienti che, specie nel caso di articoli come alimenti o prodotti deperibili, diventano fattori decisivi da considerare e che, ovviamente, incidono anche sul benessere dei lavoratori che operano in magazzino.


Conclusioni

Oggi la tecnologia ci ha dimostrato come anche solo una razionalizzazione del percorso di carico e scarico merci può incidere sulle performance aziendali. E ci ha fornito gli strumenti per governare efficacemente questi e altri processi.

Soprattutto ha integrato la logistica con gli altri processi aziendali così da poter migliorare ogni fase senza sacrificarne altre. La chiave degli ERP di ultima generazione, come abbiamo visto, sta proprio nel superare i tradizionali sistemi di gestione del magazzino in favore di una visione centralizzata e a 360 gradi di tutti i processi aziendali.

In estrema sintesi possiamo dire che ERP per la gestione del magazzino permette di ottimizzare i costi, ridurre i tempi di consegna e aumentare la soddisfazione dei clienti. Quale azienda può permettersi di farne a meno?


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Tags: Logistica magazzino