Per anni, la gestione del magazzino è stata considerata, proprio dal management aziendale, come un mero terminale del sistema logistico. Un processo sì importante ma scarsamente ottimizzabile.
La prova del nove per la sua efficienza era rappresentata, di solito, esclusivamente dagli inventari periodici. Se le merci sugli scaffali coincidevano con quelle presenti nel “gestionale”, il magazzino funzionava correttamente, altrimenti bisognava andare alla ricerca del problema.
Semmai gli unici investimenti in tal senso riguardavano la sicurezza degli ambienti e delle procedure nelle realtà più virtuose.
Le innovazioni tecnologiche, invece, hanno dimostrato nel tempo come la gestione del magazzino fosse un’attività redditizia e in grado di portare valore oltre che profondamente automatizzabile.
Cosa si intende con gestione del magazzino
La gestione razionale del magazzino comporta un ripensamento dei processi di supply chain, a partire dalle operazioni di approvvigionamento per finire con quelle di consegna degli ordini. La mancata sincronizzazione tra questi processi e quelli di produzione può avere due conseguenze serie: da una parte può portare a rotture di stock, qualora la domanda superi le aspettative e la pianificazione. Dall'altra, al contrario, l’azienda rischia di immobilizzare capitale sotto forma di beni invenduti, quando la sovrapproduzione non si smaltisce con l’evasione di ordini. In entrambi i casi l'impatto di una cattiva gestione del magazzino comporta perdite nella redditività di un’impresa.
Per questo è consigliabile attuare un piano per la gestione del ‘giro di magazzino’ che consenta di individuare le criticità per tempo e intervenire con azioni di recupero quando si prevedono periodi con picchi produttivi particolarmente pronunciati. Si pensi, ad esempio, a un’industria dolciaria alle prese con la pianificazione della produzione di pandori e panettoni nel periodo natalizio. Oltre a registrare dirette ricadute sulla produzione, una corretta gestione del magazzino attraverso la tecnologia permette di ridisegnare in ottica lean i processi di stoccaggio e spedizione, consentendo un’ottimizzazione di queste operazioni e una riduzione dei tempi.
Nonostante le aziende abbiano già intrapreso percorsi per ottimizzare il magazzino, con investimenti in diverse tecnologie per digitalizzare le operations, da una recente inchiesta di PwC sembrerebbero emergere criticità importanti nei risultati ottenuti dalla tecnologia su cui si è puntato. Il 62% ha fatto investimenti in infrastrutture cloud per migliorare la resilienza dell'intera catena di fornitura, e il 55% ha optato anche per l'AI e il machine learning, mentre in ambito ERP solo il 27% dei 600 intervistati ha dichiarato di aver effettuato miglioramenti e integrazioni.
I 4 problemi più comuni nella gestione del magazzino
Esistono almeno quattro problemi comuni alla maggior parte delle aziende nella gestione del magazzino e sono:
- Accuratezza dell'inventario. Spesso le aziende non sanno cosa hanno in magazzino e hanno scarsa visibilità nei loro magazzini
- Utilizzo dello spazio del magazzino. Se i sistemi di stoccaggio e la scaffalatura del magazzino non sono ottimizzati, lo spazio necessario per la gestione aumenta
- Operazioni ridondanti. Ripetere azioni o processi che potrebbero essere gestiti in modo automatico.
- Ottimizzazione della fase di pick-up. troppi magazzini mancano di percorsi automatizzati per il prelievo degli articoli da spedizione per colpa di processi manuali poco inefficienti.
Come affrontare le criticità che si presentano nella gestione del magazzino
Proprio per il fatto di essere il processo terminale in ordine cronologico della gestione aziendale, il magazzino rischia di dover fare i conti con errori e ritardi che si accumulano nelle fasi precedenti come l’amministrazione e la produzione e questo aspetto rappresenta una criticità in più da non sottovalutare. È necessario dunque pianificare interventi per ottimizzare il magazzino.
Oggi, la maggior parte delle sfide che si presentano nell'ottimizzazione del magazzino sono legate ad errori, inefficienze e mancanza di trasparenza/informazioni.
Non è un caso che molte aziende scelgano di affrontare queste sfide con i sistemi di gestione del magazzino, i sistemi automatizzati di movimentazione dei materiali, barcode e soluzioni di business intelligence per la raccolta automatica dei dati.
Ma tutte queste tecnologie, prese singolarmente, non apportano un valore aggiunto reale. Ad esempio l’introduzione di device palmari di localizzazione non possono prescindere da una gestione ottimale dei lotti e delle matricole, che permette di identificare le partite in ingresso/uscita e le partite di produzione (tramite barcorde o tag Rfid), migliorando davvero le attività di controllo e verifica.
Questo vuol dire che senza un sistema centralizzato che integra queste tecnologie innovative e le fa dialogare tra loro il nostro magazzino è come un’auto sportiva senza motore.
Elementi fondamentali nella gestione del magazzino efficiente
Nella gestione del magazzino l'efficienza può davvero fare la differenza. Ma come è possibile raggiungere questo obiettivo, ossia come gestire un magazzino? Una risposta è nella qualità e nell'analisi dei dati: solo attraverso l'estrazione di valore dai dati è possibile ottenere una gestione più intelligente che consente di generare così guadagni misurabili.
Perché un ERP è fondamentale per ottimizzare la gestione del magazzino
I software convenzionali di gestione del magazzino erano sistemi piuttosto rigidi che dovevano gestire tanto prodotti standard che articoli con varianti, magazzini con forti rotazioni e altre strutture con rotazioni decisamente più basse.
Risultato? L’azienda doveva in qualche modo “adattarsi” ad un programma che, di fatto, portava benefici concreti piuttosto ridotti se non quello di generare DDT e fatture in tempi più brevi.
Utilizzando gli stessi dati e aggiornandoli in tempo reale senza conflitti o ridondanze, solo gli ERP offrono una visibilità totale sulla supply chain e su tutti i processi aziendali che, direttamente o indirettamente incidono sulle attività di magazzino.
L’ERP di ultima generazione è l’unico sistema in grado di risolvere i problemi nella gestione del magazzino che abbiamo appena visto, integrare tecnologie e nuovi device e, soprattutto migliorare la soddisfazione del cliente.
Perché il punto è che un magazzino efficiente migliora la customer satisfaction. Merci e ricambi consegnati rapidamente e servizi di assistenza clienti conclusi con successo senza intoppi sono, da sempre, l’elemento principale con cui un cliente valuta i propri fornitori insieme al rapporto qualità/prezzo dell’articolo acquistato.
Gestione delle scorte: Just in time e punto di riordino
Fino a qualche anno fa, l’abbondanza di scorte sugli scaffali era sinonimo di azienda in salute, in cui il magazzino funzionava correttamente, ma la crisi economica prima e i cambiamenti nella gestione del processo logistico hanno via via modificato il modo di intendere un magazzino efficiente.
Ottimizzare le scorte è diventata una strategia fondamentale per garantire la giusta rotazione delle merci senza rimanere con troppi invenduti né rischiare l’out of stock, ovvero l’esaurimento scorte.
In sostanza, si sono affermate due tecniche di gestione delle scorte: quella con punto di riordino e il “just in time”.
- La gestione scorte con punto di riordino prevede che, una volta raggiunto un quantitativo minimo di quel prodotto viene segnalata la necessità di un riapprovvigionamento prima che consegne o sistemi di produzione possano entrare in crisi. Questa tecnica si utilizza solitamente per articoli ad alta rotazione e basso costo che si potrebbero rivelare comunque critici per la gestione aziendale.
- Come indica il nome, con il “Just in time” si produce solo ciò che è stato già venduto o che si prevede di vendere in tempi brevi. Questa è la tecnica per la logistica di magazzino maggiormente utilizzata soprattutto per gli articoli più costosi e con indici di rotazione più bassi, al fine di evitare rischi di obsolescenza, deperimento o danni per mancato utilizzo.
In entrambe le tecniche, l’accuratezza della previsione dei tempi di vendita e degli eventuali punti di riordino fa la differenza tra una gestione virtuosa e redditizia delle scorte e una gestione fallimentare. Ed è un’ulteriore conferma della necessità di un sistema di gestione avanzato e centralizzato come un ERP.
Come rendere efficiente un magazzino
L’automazione è la soluzione per rendere più efficiente la gestione del magazzino. Più automatizzi i processi di prelievo, imballaggio e spedizione, meno interventi umani (e conseguenti rischi di errori) sono necessari.
È importante automatizzare le operazioni di magazzino anche perché ciò consente la raccolta dei dati in modo più rapido, efficiente e preciso. Una migliore raccolta dei dati equivale ad informazioni preziose in tempo reale per i responsabili del magazzino.
Come è possibile nella pratica rendere più efficiente l'intero processo di gestione? Attraverso alcuni accorgimenti, quali:
- implementazione di un sistema gestionale integrato con il sistema di gestione del magazzino in modo da automatizzare i processi, migliorare la visibilità delle scorte e la tracciabilità dei prodotti;
- utilizzo di tecnologie di movimentazione efficienti per ridurre la fatica fisica degli operatori e aumentare la produttività;
- utilizzo di sistemi identificazione, come lettori di barcode, RFID o altre tecnologie di identificazione automatica per velocizzare i processi di ricezione, prelievo e spedizione;
- formare personale qualificato con competenze specifiche nella gestione nella movimentazione delle merci e aggiornarlo sulle ultime tecnologie, procedure e normative di sicurezza;
- assicurarsi il rispetto delle logiche di stoccaggio e movimentazione delle merci (First in, First out) attraverso la gestione ottimizzata dei dati;
- controllo delle condizioni ambientali: mantenere condizioni ambientali adeguate (temperatura, umidità, ventilazione) in base alle caratteristiche dei prodotti stoccati per efficientare il processo di movimentazione merci;
- pulizia e igiene: un magazzino efficiente è un magazzino pulito. Garantire un ambiente di lavoro igienico non tutela solo la salute dei lavoratori, ma anche la qualità dei prodotti.
Tecnologie per la gestione del magazzino
Oggi la tecnologia ci ha dimostrato come anche solo una razionalizzazione del percorso di carico e scarico merci può incidere sulle performance aziendali. E ci ha fornito gli strumenti per governare efficacemente questi e altri processi. Soprattutto, ha integrato la logistica con gli altri processi aziendali così da poter migliorare ogni fase senza sacrificarne altre.
La chiave degli ERP di ultima generazione, come abbiamo visto, sta proprio nel superare i tradizionali sistemi di gestione del magazzino in favore di una visione centralizzata e a 360 gradi di tutti i processi aziendali.
Per ottimizzare un magazzino attraverso l'efficientamento del processo di inventario, le tecnologie di gestione sono essenziali. Queste permettono una visione completa sui processi e il monitoraggio dei prodotti presenti in stock, nonché garantiscono la continuità delle operazioni di prelievo, imballaggio e spedizione. Le tecnologie di gestione magazzino integrate negli ERP ottimizzano il flusso e il posizionamento delle merci, fornendo informazioni in tempo reale ai responsabili operations, agevolando una comunicazione diretta con i diversi reparti dell'azienda.
L'implementazione di queste tecnologie è fondamentale per aumentare la capacità di tracciare e gestire l'inventario con precisione e in tempo reale, comprese le posizioni, i movimenti e i livelli delle scorte. Ottimizzare gli aggiustamenti delle scorte, le tecniche di prelievo, i rifornimenti e i resi in magazzino fornisce una visione completa sulle performance dei processi in ambito operations.
Alcune delle tecnologie oggi più diffuse in magazzino, come l’RFID a supporto e i codici a barre sui prodotti, accelerano le procedure di raccolta dei dati e il loro ruolo è fondamentale per garantire un’interazione fluida e facilitare la sincronizzazione dei dati con altri sistemi IT aziendali, come le piattaforme di e-commerce. Tutto quello che la tecnologia offre per ottimizzare il magazzino è la capacità di crescere e adattarsi alle nuove esigenze aziendali, considerando i volumi di inventario flessibili e standard industriali in continua evoluzione.
In estrema sintesi possiamo dire che un ERP per la gestione del magazzino permette di ottimizzare i costi, ridurre i tempi di consegna e aumentare la soddisfazione dei clienti. Quale azienda può permettersi di farne a meno?
Qualsiasi azienda del settore alimentare o cosmetico ha bisogno di implementare un ERP per migliorare la gestione del magazzino che risulti perfettamente integrato con il sistema di produzione e sincronizzato con gli altri processi in capo ai diversi dipartimenti. Questo permette di monitorare in tempo reale i livelli di scorte di materie prime e di generare automaticamente ordini d'acquisto quando necessario. Tutto ciò porta a una riduzione degli stock e a una migliore gestione dei flussi di produzione, grazie all'impiego di un arsenale tecnologico in grado di valorizzare appieno il valore del dato.
