Il sistema di business intelligence non è più un rebus. Tante sono le aziende che ormai ricorrono alla business intelligence (BI) - espressione coniata dal ricercatore e inventore tedesco Hans Peter Luhn nel 1958.
Ma l'acronimo BI, che identifica la business intelligence, oggi è parte del dizionario del management e sempre più presente nei tavoli dove si fanno scelte e pianificazioni delle aziende.
Il cosiddetto sistema di business intelligence ingloba un processo di analisi che, partendo dalle informazioni aziendali, studia i cambiamenti e le evoluzioni per capire le aree di miglioramento a esse associate.
Grazie ai processi di BI si effettuano stime, simulazioni e valutazioni del contesto aziendale e del business, si analizzano i mercati e la concorrenza e si attuano tutte le azioni necessarie per proiettare il proprio business in un percorso vincente, individuando nuove opportunità di ricavi e ottimizzazioni di reparti, prodotti e molto altro.
È proprio con il sistema di business intelligence che partendo da specifiche funzioni statistiche e ipotizzando scenari futuri è possibile simulare l'andamento di un'azienda nel tempo o in relazione a uno specifico processo produttivo. Questo, in termini di scelte, fa la differenza, perché si ha la possibilità di generare stime previsionali e di valutare se una decisione rispetto a un’altra possiede realmente quel valore in più, in termini di business, per essere adottata.
Il sistema di business intelligence permette di analizzare le informazioni aziendali e, dunque, possiamo identificare nella BI un processo di decision-making che interessa in generale leader e manager di ogni tipo di azienda per guadagnare consapevolezza e acquisire una reattività basata su un'interpretazione dei fatti e delle informazioni aziendali.
L'espressione business intelligence descrive quell'insieme di processi che permettono di raccogliere il patrimonio informativo aziendale e trasformarlo in dati significativi tali da diventare la fonte in un processo di analisi finalizzato allo sviluppo strategico dell'azienda.
La BI si sviluppa in 3 fasi:
Sotto un profilo tecnologico e meramente informatico quando parliamo di un sistema di business intelligence ci riferiamo a uno strumento software deputato a raccogliere e rielaborare tutti i flussi di dati per trasformarli - restituendo informazioni, rappresentazioni (report, statistiche, indicatori, grafici, ecc.) e input determinanti per i processi decisionali dell'azienda.
L'input di un sistema di business intelligence prevede la raccolta delle informazioni che provengono da sistemi sia esterni (tra cui quelli generati dai social media o da sistemi di mailing, ma anche quelli prodotti dai servizi in cloud utilizzati dall'azienda) sia interni, ovvero in azienda.
I dati possono, dunque, essere prelevati da "n" database e archivi, ma una volta acquisiti, dopo essere elaborati dallo strumento di BI, saranno allocati in uno specifico data base.
Il processo per acquisire le informazioni tramite gli strumenti di business intelligence (BI) è realizzato attraverso un'interrogazione, ovvero l'esecuzione di una query, che estrae le informazioni significative per le analisi che si vogliono fare per ottenere uno specifico risultato.
La rielaborazione delle informazioni da parte di un sistema di business intelligence permette di realizzare un output, ovvero una presentazione dei risultati, in una forma che sia di comprensione immediata per tutti gli utenti, a prescindere delle loro competenze.
La trasformazione dei dati è propedeutica a effettuare una puntuale analisi per cogliere le dinamiche evolutive del proprio business.
La fase di rielaborazione, dunque, permette di preparare e trasformare i dati per:
L'output del processo di un sistema di business intelligence è costituito da dati che, in diverse modalità espositive e rappresentative, sono da un lato significativi per supportare le strategie adottabili da parte del management e dall'altro sono a loro volta informazioni che possono essere aggiornate e utilizzate in modo semplice anche dall'utente finale.
La business intelligence -mediante l'analisi e l’ausilio di strumenti grafici, report e cruscotti- trasforma le informazioni aziendali più complesse in dati di semplice lettura e facile interpretazione, grazie anche alla loro rappresentazione in report interattivi.
Il supporto al processo decisionale e di pianificazione all'interno di un'azienda è realizzato grazie a uno specifico sistema di business intelligence, facendo colloquiare i sistemi di rilevazione e di trasformazione delle informazioni aziendali e i sistemi gestionali con cui si effettuano le operazioni quotidiane, ovvero grazie alla correlazione tra business intelligence e ERP.
Grazie al sistema di business intelligence il management individua quali sono i punti di forza di un'area del business oppure di un prodotto o di un reparto. Allo stesso modo può rilevare eventuali lacune, inefficienze, opportunità non sfruttate.
L’applicazione di un sistema di business intelligence permette alla direzione di creare scenari, simulare cambiamenti in quelli esistenti e delineare perimetri per soddisfare esigenze future, ivi comprese quelle mirate specificatamente alla competitività per vincere in un mercato globalizzato e digitale i propri competitor.
Per la gestione di sistema di business intelligence l'azienda deve avere all'interno delle figure tecnicamente preparate, e i cambiamenti tecnologici ci vengono in aiuto anche su questo fronte.
Assistiamo, infatti, a un'evoluzione della Business Intelligence che deriva proprio dallo sviluppo delle tecnologie, hardware e software, collegate alla gestione dei dati.
Sono sempre più le soluzioni in cloud che permettono di creare cruscotti informativi col vantaggio di snellire le attività di sviluppo, rendendo fruibile il sistema di business intelligence anche a personale "non tecnico" che potrà diventare un esploratore dei dati, senza necessità di ricorrere a figure specializzate dell'area IT.
Se l'azienda è più strutturata, i dati sono molteplici e complessi (BIG DATA) e le esigenze di analisi e di estrazione dei dati per gestire un sistema di business intelligence richiede invece figure IT specializzate come:
Gli esempi pratici sono infiniti. Basti pensare che, ogni qualvolta acquistiamo un prodotto su Amazon cliccando l’app sul nostro smartphone, accediamo a un processo di BI. Infatti, il colosso di Jeff Bezos utilizza sistemi di business intelligence sia per personalizzare i consigli sui prodotti agli utenti sia per gestire le supply chain e garantire la corretta gestione dei circa 3 milioni di prodotti che spedisce ogni giorno in tutto il mondo.
Oppure Netflix che, attraverso sistemi di customer database analytics, non solo decide quali film proporre a ogni singolo utente, ma le informazioni raccolte servono a scegliere i titoli da inserire a catalogo a seconda di provenienza, sesso, fascia d’eta ecc., e persino per stabilire che tipo di produzioni cinematografiche intraprendere.
Certo, quelli appena citati sono dei colossi multinazionali dai budget “stellari”, ma la cosa importante da tenere presente è che i sistemi di business intelligence oggi sono accessibili non solo ai Big ma a tutte le PMI grazie a moduli singoli, modelli di distribuzione Software as a service (SaaS) e altri sistemi di acquisto/noleggio.
Il punto è che, una volta raccolti i dati, questi vanno trasformati in insight, ovvero devono ispirare le decisioni aziendali. A questo proposito è celebre la battuta di Jim Barksdale, già Ceo di Netscape quando disse grossomodo: “Se abbiamo dati analizziamolo, se abbiamo solo opinioni allora si procede con la mia”.
Proprio come gli esempi pratici, anche le applicazioni della BI sono potenzialmente infinite. Qualsiasi processo aziendale può rappresentare un settore di applicazione. I più comuni ovviamente sono: vendite, finance, acquisti e logistica. Ma non sono gli unici.
Nel mondo del manufacturing, ad esempio, l’applicazione più comune riguarda l’utilizzo di sistemi di BI per interconnettere i macchinari con tecnologie 4.0 come l’IoT per ottimizzare la produzione, prevenire i guasti e ridurre al minimo i tempi di fermo macchina.
Ma la forza della business intelligence sta proprio nella capacità di estrarre valore dal dato che raccoglie, indipendentemente dal settore di applicazione: che si tratti di manufacturing, servizi o vendita al dettaglio, i dati a disposizione dell’azienda contengono informazioni estremamente utili per la gestione operativa e strategica del business.
Pensiamo proprio alla vendita al dettaglio e a come partendo da dati “semplici”, come stato dei clienti, fatturato e marginalità, attraverso un sistema di business intelligence, si possa effettuare un’analisi comparata di tutti i punti vendita di un’azienda, scoprendo punti di forza, eventuali criticità e riuscendo perfino a intercettare nuovi trend e opportunità di business.
Insomma, se è vero che i dati sono il “petrolio” del 21esimo secolo, la business intelligence è il motore che, attraverso questi dati, dà propulsione alla tua azienda.