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title: Information e Process Management, cos’è e quali vantaggi per l’azienda
description: Evolvere la gestione dei flussi informativi con una soluzione di Information e Process Management migliora la competitività e le performance aziendali. Ecco come
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# [Information e Process Management, cos’è e quali vantaggi per l’azienda](https://blog.sinfo-one.it/information-e-process-management-cose-e-quali-vantaggi-per-lazienda)

 Scritto da [Sinfo One](https://blog.sinfo-one.it/author/sinfo-one) | 29 aprile 2021

L’**ottimizzazione dei flussi di lavoro** è essenziale per la competitività aziendale, eppure non tutte le imprese hanno già adottato un sistema di **Information e Process Management** (**IPM**) per raggiungere questo obiettivo e ottenere una **gestione ottimale di processi, informazioni e dati**.

Molte utilizzano programmi per la gestione documentale ma, come vedremo più avanti, queste soluzioni non sono sufficienti per migliorare davvero l’organizzazione del lavoro e la produttività. Anche perché **l’IPM è un processo più complesso e completo** rispetto al Document Management.

Prima però bisogna rilevare come una gestione poco efficiente dei dati e dei flussi informativi non sia solo un’attività a scarso valore aggiunto, ma spesso si traduca in **perdite di tempo che distolgono dipendenti e collaboratori dalle loro mansioni principali** e da attività più importanti.

Secondo Peter Hines, professore del Waterford Institute of Technology, il **60% delle attività aziendali sono a scarso valore** o addirittura senza valore aggiunto (anche se necessarie).

In questo contesto, **l’Information e Process Management è sempre più centrale** per le aziende. E lo è tanto più in un periodo delicato come quello attuale, in cui le società sono chiamate a riorganizzarsi in modo efficiente tramite smart working per **garantire una continuità operativa lavorando anche a distanza**.

## **Che cosa è l’Information Process Management**

Possiamo definire l’Information e Process Management come il **processo di gestione dei dati e dei flussi informativi** per:

- **Acquisire** o recuperare informazioni
- **Organizzare** le informazioni
- **Conservare** le informazioni
- Gestirle **in modo coerente e funzionale** **agli obiettivi aziendali**.

 

Considerare l’information e process management al pari della classica gestione documentale sarebbe quindi un errore. L**’IPM non è finalizzato solo all’archiviazione corretta di contenuti** come file, e-mail e contenuti audio/video. Si tratta di un processo per **garantire che le informazioni giuste arrivino alle persone corrette al momento opportuno**, strutturando i modelli organizzativi in modo che rispondano al meglio agli obiettivi aziendali.

La gestione dei dati ha un ruolo chiave nel processo di governo delle informazioni, in quanto **garantire l'accuratezza dei dati acquisiti e conservati** è fondamentale **per estrarne valore**.

Oggi, in un mondo sempre più digital, connesso e data driven **acquisire le informazioni** non è difficile; la vera difficoltà è **selezionare quelle realmente utili e organizzarle**. Non si tratta solo di reperire in tempi brevi le informazioni in possesso, ma anche di **catalogarle e gestirle secondo le procedure aziendali e le normative vigenti**, come ad esempio la conservazione Elettronica di documenti fiscali prevista dal D.lgs n. 82 del 2005.

### **I principali vantaggi dell’Information e Process Management**

Insomma, IPM significa **ottimizzare i flussi informativi** per**:**

- **semplificare e razionalizzare il lavoro dei dipendenti**,
- consentire ai c-level di **avere una visione a 360 gradi**.

E si traduce in una serie di vantaggi concreti per l’azienda che lo implementa correttamente.

I principali sono:

- **utilizzo più efficace delle risorse** **automatizzando le attività ripetitive** a basso valore aggiunto;
- **eliminazione di ridondanze e/o duplicazioni** non solo di documenti, ma soprattutto di attività e task;
- **razionalizzazione dei flussi di lavoro** dipartimentali e cross department;
- **miglioramento della comunicazione** e del flusso delle informazioni.

 

## **L’approccio che fa la differenza**

Come abbiamo visto, non basta adottare un software DMS (Document Management System) per ottimizzare i flussi informativi e documentali. Serve piuttosto un **approccio strategico e tecnico** per sfruttare al meglio le proprie informazioni, attraverso un uso efficace della tecnologia. E per fare questo bisogna andare al core dell’azienda: l’[**ERP**](https://blog.sinfo-one.it/gestione-della-produzione-limportanza-di-avere-il-giusto-erp)(Enterprise Resource planning).

Infatti, quello che fa la differenza nell’implementazione di una soluzione IPM è la **capacità di integrarsi con l’ERP**. Non a caso, i migliori provider di soluzioni gestionali possono supportare le aziende anche nell’adozione di soluzioni di Information e Process Management. Come?

Identificando processi chiave, criticità, opportunità e realizzando **progetti per rendere fluidi i processi e unificare il patrimonio delle informazioni** in ambiti come:

- sistema di Qualità,
- gestione dei reclami,
- ambiente e sicurezza,
- gestione del ciclo attivo/passivo,
- fatturazione e conservazione elettronica dei documenti.

Opportunità che oggi è **più semplice e vantaggiosa grazie al cloud**, che abilita una scalabilità immediata e la possibilità di lavorare sulle singole funzionalità installate.

La differenza, dunque, è in questo approccio **consulenziale e operativo**, che permette alle diverse aree funzionali di interagire in modo coerente per rispondere al meglio ai problemi organizzativi e alle opportunità di business, rendendo l’intera struttura aziendale più smart.

Insomma: **non c’è digital transformation senza Information e Process Management**.

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